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Wir erinnern Sie an die Verpflichtung, die Daten im Zentralregister der tatsächlichen Begünstigten zu ergänzen

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Date15 Nov 2019
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Sehr geehrte Damen und Herren,

Zum 13. Oktober 2019 startete das polnische Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer. Bei dem Zentralregister handelt es sich um ein informations- und telekommunikationstechnisches System, das vom polnischen Finanzministerium geführt wird. Das Zentralregister dient der Verarbeitung von Informationen über sog. wirtschaftliche Eigentümer, d.h. von Angaben zu den natürlichen Personen, unter deren Kontrolle polnische Handelsgesellschaften stehen.

In diesem Legal-Alert geben wir Ihnen einen Überblick über die grundlegenden Problemstellungen im Zusammenhang mit der Meldung von Daten über wirtschaftliche Eigentümer ins neu eingerichtete Zentralregister.

1. WEN TRIFFT DIE PFLICHT ZUR MELDUNG VON WIRTSCHAFTLICHEN EIGENTÜMERN?

Die Meldepflicht gilt für folgende Handelsgesellschaften:

  • Offene Handelsgesellschaften,
  • Kommanditgesellschaften,
  • Kommanditgesellschaften auf Aktien,
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung,
  • einfache Aktiengesellschaften (ab dem 1. Januar 2021),
  • Aktiengesellschaften, ausgenommen jene, deren Wertpapiere zum Handel an einem geregelten Markt zugelassen sind, für welchen Offenlegungspflichten nach dem EU-Recht oder nach den einschlägigen Vorschriften eines Drittstaates entsprechend gelten.

2. WER GILT ALS WIRTSCHAFTLICHER EIGENTÜMER?

Wirtschaftliche Eigentümer sind natürliche Personen, unter deren unmittelbarer oder mittelbarer Kontrolle eine Handelsgesellschaft letztlich steht und deren Berechtigungen insoweit sich aus rechtlichen oder tatsächlichen Umständen ergeben und ihnen die Ausübung eines entscheidenden Einflusses auf Handlungen und Maßnahmen, die die Gesellschaft vornimmt, ermöglichen, bzw. natürliche Personen, in deren Namen Geschäftsbeziehungen aufgenommen werden oder eine gelegentliche Transaktion abgewickelt wird. Als wirtschaftliche Eigentümer von Kapitalgesellschaften gelten:

  • jede natürliche Person, die als Anteilseigner oder Aktionär einer Handelsgesellschaft mehr als 25 Prozent der Gesamtzahl der Geschäftsanteile oder Aktien dieser juristischen Person hält,
  • jede natürliche Person, die über mehr als 25 Prozent der Gesamtzahl der Stimmrechte im Organ einer Handelsgesellschaft hält, auch als Pfandgläubiger oder Nutzer oder auf der Grundlage von Vereinbarungen mit anderen Stimmberechtigten,
  • jede natürliche Person, die Kontrolle über eine juristische Person oder juristische Personen ausübt, der/denen das Eigentumsrecht an mehr als 25 Prozent der Gesamtzahl der Geschäftsanteile oder Aktien einer Handelsgesellschaft zusteht, oder insgesamt über mehr als 25 Prozent der Gesamtzahl der Stimmrechte im Organ der Handelsgesellschaft verfügt, ebenfalls als Pfandgläubiger oder Nutzer oder auf der Grundlage von Vereinbarungen mit anderen Stimmberechtigten,
  • jede natürliche Person, die Kontrolle über eine Handelsgesellschaft ausübt – und zwar auf der Grundlage der Rechte im Sinne des Art. 3 Abs. 1 Nummer 37 des Rechnungslegungsgesetzes vom 29. September 1994, welche ihr der juristischen Person gegenüber zustehen – die insbesondere als herrschende Einheit gegenüber dieser juristischen Person gilt oder berechtigt ist, die Finanz- und Geschäftspolitik dieser Gesellschaft aufgrund eines mit dieser Gesellschaft abgeschlossenen Vertrages oder der Satzung bzw. des Gesellschaftsvertrages zu bestimmen, oder
  • jede natürliche Person, die eine leitende Position innehat, falls es nachweislich nicht möglich ist, die Identität der oben genannten natürlichen Personen festzustellen oder Zweifel diesbezüglich bestehen sowie wenn kein Verdacht der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung vorliegt.

3. WELCHE DATEN SIND ZU MELDEN?

  • Identitätsdaten der Gesellschaft:
    • Bezeichnung (Firma),
    • Rechtsform,
    • Sitz,
    • Nummer im polnischen Landesgerichtsregister (poln.: KRS),
    • Steueridentifikationsnummer (poln.: NIP)
  • Identitätsdaten des wirtschaftlichen Eigentümers und des Organmitglieds bzw. des vertretungsberechtigten Gesellschafters:
    • Vor- und Nachname,
    • Staatsangehörigkeit,
    • Wohnstaat,
    • sog. PESEL-Nummer (Personenidentifikationsnummer) oder Geburtsdatum – bei Personen, welche die PESEL-Nummer nicht besitzen,
    • Angaben zum Umfang und zur Art der Beteiligung oder zu den Berechtigungen des wirtschaftlichen Eigentümers.

Das Zentralregister ist öffentlich und die Einsichtnahme kostenlos. Es wird vom Finanzministerium in einem IKT-System geführt.

4. BIS WANN MÜSSEN WIRTSCHAFTLICHE EIGENTÜMER GEMELDET WERDEN?

Rechtsträger, die im Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer bereits eingetragen sind, haben ihre Daten bzw. die Daten ihrer wirtschaftlichen Eigentümer binnen 7 Tagen ab dem Zeitpunkt der jeweiligen Änderung zu aktualisieren.

Für Rechtsträger, die im Landesgerichtsregister bereits vor dem 13. Oktober 2019 eingetragen waren, wurde die Frist bis zum 13. April 2020 verlängert. Da sich in einigen Fällen selbst die Ermittlung des wirtschaftlichen Eigentümers als zeitaufwendig erweisen kann, ist insoweit zu empfehlen, Maßnahmen zur Einholung entsprechender Informationen rechtzeitig vorzunehmen.

5. WIE IST DER WIRTSCHAFTLICHE EIGENTÜMER ZUR EINTRAGUNG INS ZENTRALREGISTER ZU MELDEN?

Die Meldung in das Zentralregister erfolgt kostenlos in Form eines elektronischen Dokuments über ein vom Finanzministerium bereitgestelltes Online-Formular.

Die e-Meldung muss mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder der sogenannten ePUAP-Signatur versehen werden. Die ePUAP-Signatur ist eine kostenlose Signatur, die über das sog. ePUAP-Vertrauensprofil bestätigt wird und vor allem der Kommunikation mit den Verwaltungsbehörden in Polen dient.

ZU BEACHTEN! Die Meldung kann ausschließlich durch eine zur Vertretung der Gesellschaft berechtigte Person vorgenommen werden. Es ist daher nicht zulässig, diese Pflicht an andere Personen, davon Bevollmächtigten, zu übertragen.

Die Meldung enthält eine Erklärung der meldenden Person über die Richtigkeit der übermittelten Daten. Falschaussagen bei der Abgabe dieser Erklärung sind strafbar.

6. SANKTION BEI VERSTOß GEGEN DIE MELDEPFLICHT

Gesellschaften, welche der Pflicht zur Meldung vorgeschriebener Daten ins Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer nicht innerhalb der gesetzlichen Frist nachgekommen sind, droht ein Bußgeld von bis zu PLN 1.000.000,00.

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Wir werden die Arbeit an diesem Gesetz verfolgen und Sie über alle wesentlichen Änderungen informieren.

Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns bitte.

Die Ihnen nunmehr übersandte Information ist genereller Natur und betrifft nicht die Situation einer besonderen Unternehmung. Wegen der Geschwindigkeit der Veränderungsprozesse in der polnischen Gesetzgebung bitten wir Sie für sich selber zu bestimmen, bei Erhalt dieser Information, ob diese noch auf dem laufenden Stand ist.

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