Nationales e-Rechnungssystem (KSeF) – Neues Gesetzesprojekt und Implementierungsphasen

Das Finanzministerium hat Schritte zur Einführung des Nationalen e-Rechnungssystems (KSeF) eingeleitet, und einen Gesetzentwurf veröffentlicht, der zahlreiche Forderungen der Unternehmer berücksichtigt. Öffentliche Konsultationen und technische Analysen haben gezeigt, dass weitere Verbesserungen des Systems erforderlich sind. Dies führte zur Anpassung der Implementierungsfristen sowie zur Einführung zahlreicher Erleichterungen. Die neuen Regelungen sind auf verschiedene Bedürfnisse zugeschnitten, einschließlich des Unternehmenssektors, der kommunalen Verwaltungseinheiten und der Kleinstunternehmen.

Wichtige Fristen und Phasen für die Einführung des obligatorischen KSeF

Laut dem neuen Entwurf wird die Implementierung des KSeF schrittweise erfolgen, sodass Unternehmen sich allmählich an die neuen Vorschriften anpassen können. Die wichtigsten Fristen für die verpflichtende Nutzung des KSeF sind wie folgt:

• 1. Februar 2026 – Verpflichtung zur Ausstellung von e-Rechnungen im KSeF-System für Unternehmen mit einem Jahresumsatz (inkl. MwSt.) von über 200 Mio. PLN im Jahr 2025.
• 1. April 2026 – Verpflichtung zur Nutzung des KSeF für alle verbliebenen Unternehmen, einschließlich kleinerer Firmen.

Erleichterungen für Unternehmen – Antworten auf eingereichte Forderungen

Der Gesetzentwurf enthält mehrere Lösungen, welche die Einführung und Nutzung des KSeF erleichtern sollen. Zu den wichtigsten vorgeschlagenen Maßnahmen gehören:

1. Optionale e-Rechnungen für Verbraucher – Die Ausstellung von e-Rechnungen an Verbraucher ist für Unternehmen freiwillig.
2. Rechnungen mit Anlagen – Unternehmen aus allen Branchen können Rechnungen mit Anlagen an das System von KSeF übermitteln, eine Funktion, die zuvor eingeschränkt war.
3. Verlängerte Fristen für bestimmte Anforderungen bis zum 31. Juli 2026 – Die Vorschriften sehen sechs zusätzliche Monate vor, um solchen Anforderungen wie der Angabe der KSeF-ID-Nummer bei Bankzahlungen sowie der Ausstellung von Rechnungen über Registrierkassen zu entsprechen.
4. Offline-Modus bis Ende 2026 – Unternehmen, die Schwierigkeiten bei der Ausstellung von Rechnungen über das System haben, können den „Offline-Modus“ nutzen, was bedeutet, dass sie strukturierte Rechnungen außerhalb des KSeF ausstellen können.
5. Übergangszeitraum für Kleinstunternehmen – Von April bis Ende September 2026 sind digital ausgeschlossene Kleinstunternehmen von der obligatorischen e-Rechnungstellung für Transaktionen mit geringem Wert (bis zu 450 PLN pro Rechnung und bis zu 10.000 PLN monatlicher Gesamtumsatz) befreit.
6. Klärung des Käuferstatus – Unternehmen können sich durch ihre Steuer-ID-Nummer (polnisch NIP) selbst identifizieren, was die Erfassungsprozesse vereinfacht.
7. Pflicht zur Angabe der Steuernummer der lokalen Regierungseinheit – Auf Rechnungen ist die NIP-Nummer der zuständigen kommunalen Einheit anzugeben, was die Transparenz der Transaktionen erhöht.

Vereinfachte e-Rechnungsstruktur und neue Rolle „Mitarbeiter“

Der Gesetzentwurf umfasst auch Änderungen in der logischen Struktur der e-Rechnungen. Das Ministerium stellte neue Strukturen FA(3) und FA_RR(1) vor, die u. a. Zahlungstermine sowie die Kennzeichnung der kommunalen Verwaltungseinheiten (JST) berücksichtigen, zwecks Sicherstellung des Zugangs zu Rechnungen für staatliche Institutionen. Eine neue Rolle „Mitarbeiter“ ermöglicht es Unternehmen, den e-Rechnungsprozess flexibler zu gestalten. Diese logischen Strukturanpassungen wurden in Zusammenarbeit mit Unternehmensvertretern und der Buchhaltungsbranche entwickelt, wobei die vollständige Implementierung vor der obligatorischen Einführung des KSeF erfolgen wird.

Konsultationen mit Unternehmen

Das Finanzministerium führte umfangreiche öffentliche Konsultationen durch, an denen fast 10.000 Unternehmensvertreter teilnahmen. Der Konsultationsprozess berücksichtigte eine Vielzahl von Perspektiven, und das gesammelte Feedback beeinflusste den endgültigen Entwurf. Anmerkungen zum Entwurf können noch bis zum 19. November 2024 (für gesetzliche Regelungen) und 22. November 2024 (für geschäftliche Lösungen) eingereicht werden.

Zusammenfassung

Die Änderung der Vorschriften zum Nationalen e-Rechnungssystem stellt einen wichtigen Schritt zur Modernisierung und Digitalisierung des wirtschaftlichen Austauschs dar. Die Verlängerung der Fristen und die Einführung zahlreicher Erleichterungen sollen Unternehmen den reibungslosen Übergang zur e-Rechnungstellung ermöglichen. Die Einführung des Offline-Modus, Flexibilität für Kleinstunternehmen und vereinfachte Rechnungsstrukturen machen das KSeF zugänglicher und benutzerfreundlicher. Durch die öffentlichen Konsultationen wird das KSeF zu einem Werkzeug, das besser an die Marktbedürfnisse angepasst ist, und damit zur erfolgreichen Implementierung dieses neuen Standards in der polnischen Wirtschaft beitragen sollte.

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ELŻBIETA NARON
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