GmbH gründen in Polen – Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Sie erwägen die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung und fragen sich, ob dies der richtige Schritt für Ihr Unternehmen ist? Eine GmbH in Polen ist eine der beliebtesten Unternehmensformen, die den Gesellschaftern Schutz des Privatvermögens und Flexibilität in der Unternehmensführung bietet. Dank der Möglichkeit, eine Ein- Mann- Gesellschaft mit beschränkter Haftung zu gründen, und einfacher Online-Verfahren ist die Gründung einer solchen Gesellschaft heute einfacher denn je.

In diesem Artikel finden Sie einen ausführlichen Leitfaden zu den wichtigsten Aspekten der Gründung einer GmbH in Polen – von den rechtlichen Grundlagen über das schrittweise Registrierungsverfahren bis hin zu den Kostenunterschieden zwischen traditioneller und elektronischer Registrierung. Erfahren Sie, wie Sie den Prozess optimieren, Fehler vermeiden und Ihre Ausgaben optimieren können.

Wichtige Informationen vor der Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung in Polen

Hier sind die wichtigsten Details, die Sie vor der Gründung einer GmbH in Polen wissen sollten:

1. Rechtsgrundlage

Eine GmbH unterliegt den Bestimmungen des polnischen Gesetzbuches der Handelsgesellschaften (Kodeks spółek handlowych, KSH), das alle Aspekte ihrer Tätigkeit regelt.

2. Wer kann Gesellschafter sein?
• Gesellschafter können natürliche oder juristische Personen sein, mit Ausnahme der Ein-Mann-GmbH, die nur von natürlichen Personen betrieben werden kann.
• Ausländer, sowohl natürliche als auch juristische Personen, können ebenfalls Gesellschafter einer GmbH werden, unabhängig von ihrer Staatsangehörigkeit oder ihrem Wohnsitzland.
3. Methoden zur Erstellung des Gesellschaftsvertrags
• Traditionell: In Form einer notariellen Urkunde.
• Online: über das System S24.
4. Obligatorische elektronische Registrierung

Ab dem 1. Juli 2021 muss die Unternehmensregistrierung ausschließlich online erfolgen. Wenn Sie die Dienstleistungen von getsix® für die Unternehmensregistrierung in Polen nutzen, werden auch die Pflichten für die elektronische Registrierung übernommen, wodurch Zeit gespart und Formalitäten vermieden werden.

5. Stammkapital
• Mindestbetrag: 5.000 PLN (ca. 1.170 € nach dem Wechselkurs von Dezember 2024).
• Einlagen können in bar oder in Form von Sachwerten (z. B. Immobilien, Mobilien oder Vermögensrechte) erfolgen.
6. Umwandlung eines Einzelunternehmens
• Unternehmer, die in Polen als Einzelunternehmer tätig sind, können ihr Geschäft in eine GmbH umwandeln, ohne das Einzelunternehmen liquidieren zu müssen.
7. Vererbung und Verkauf von Geschäftsanteilen
• Geschäftsanteile an einer GmbH sind vererbbar und können veräußert werden.
8. Automatische Registrierung bei Sozialversicherungsanstalt (ZUS)
• Nach der Registrierung des Unternehmens wird es automatisch als Sozialversicherungspflichtiger bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) eingetragen.

Wie man eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) in Polen gründet – Schritt für Schritt

Schritt 1: Vorbereitung des Gesellschaftsvertrags

Der erste Schritt bei der Gründung einer GmbH in Polen ist die Erstellung des Gesellschaftsvertrags. Dies kann auf zwei Wegen erfolgen:

• Traditionell bei einem Notar – der Gesellschaftsvertrag muss in Form einer notariellen Urkunde erstellt werden.
• Online: Über das S24-System – unter Verwendung einer vorgefertigten Vorlage, die online verfügbar ist.

Die Erstellung eines Gesellschaftsvertrags über das S24-System steht nur natürlichen und juristischen Personen zur Verfügung, die über ein polnisches vertrauenswürdiges Profil (Profil Zaufany) oder eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen. Die traditionelle Option ist nicht durch irgendwelche Anforderungen eingeschränkt.

Es ist obligatorisch, in den Gesellschaftsvertrag die folgenden Angaben aufzunehmen:

• Firma (Name) und eingetragener Sitz der Gesellschaft. Der eingetragene Sitz der Gesellschaft muss sich auf dem Gebiet Polens befinden, muss aber nicht mit dem Geschäftssitz identisch sein,
• Gegenstand der Tätigkeit (PKD-Codes),
• Höhe des Stammkapitals (mindestens 5.000 PLN, ca. 1.170 €),
• Dauer der Gesellschaft (falls angegeben),
• Anzahl und den Nennwert der von jedem Gesellschafter gehaltenen Geschäftsanteile,
• Informationen darüber, ob Gesellschafter mehr als einen Geschäftsanteil halten können.

Für Unternehmen mit einem Stammkapital von über 500.000 PLN (ca. 117.000 €) oder mehr als 25 Gesellschaftern ist es erforderlich, einen Aufsichtsrat oder einen Prüfungsausschuss zu bestellen.

Hinweis: Sobald der Gesellschaftsvertrag abgeschlossen ist, entsteht eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die bis zur Eintragung in das Landesgerichtsregister (KRS) eine so genannte Quasi-juristische Person ist. Wird innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Gesellschaftsvertrags kein Antrag auf Eintragung in das KRS gestellt, wird der Gesellschaftsvertrag aufgelöst.

Schritt 2: Einbringung der Einlagen

Jeder Gesellschafter muss eine Einlage auf Stammkapital leisten, wie in der Gesellschaftsvertrag festgelegt. Die Einlage kann in bar oder in Form von Sacheinlagen (z. B. Immobilien, Mobilien oder Vermögensrechte) geleistet werden, muss jedoch vor der Registrierung des Unternehmens vollständig eingezahlt werden. Bei Einlagen, die den Nennwert der Geschäftsanteile übersteigen, muss auch der Mehrbetrag eingezahlt werden.

Schritt 3: Bestellung der Geschäftsführung und etwaiger Aufsichtsorgane

Es muss eine Geschäftsführung bestellt werden, die das Unternehmen vertritt. Wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist (z. B. aufgrund der Anzahl der Gesellschafter), muss auch ein Aufsichtsrat oder ein Prüfungsausschuss eingerichtet werden.

Schritt 4: Eintragung der Gesellschaft in das Landesgerichtsregister (KRS)

Der Antrag auf Unternehmensregistrierung muss eingereicht werden:

• über das Portal des Gerichtsregisters (PRS), wenn der Gesellschaftsvertrag vor einem Notar geschlossen wurde,
• über das S24-System, wenn ein Vorlagevertrag verwendet wurde.

Registrierung im PRS:

• Der notarielle Gesellschaftsvertrag wird als Anhang beigefügt.
• Ein PRS-Konto ist erforderlich, und die Authentifizierung durch eine qualifizierte elektronische Signatur, ein vertrauenswürdiges Profil oder einer persönlichen Unterschrift erfolgen.

Es ist erwähnenswert, dass nicht nur polnische Staatsbürger eine qualifizierte elektronische Signatur haben können – auch Ausländer haben die Möglichkeit, eine solche zu erhalten, was es ihnen ermöglicht, in polnischen Registern zu unterschreiben. getsix® bietet umfassende Unterstützung im Prozess der Erlangung einer elektronischen Signatur, die es Ausländern ermöglicht, Formalitäten aus der Ferne zu erledigen, ohne persönlich in Polen erscheinen zu müssen. Die Zeit, die für die Erlangung einer Unterschrift benötigt wird, hängt von der Zusammenarbeit des Kunden ab – bei effizienter Übermittlung der Dokumente kann das Verfahren in etwa einem Monat abgeschlossen werden. Im Falle eines persönlichen Erscheinens ist das Verfahren wesentlich schneller

Anmeldung im S24-System:

• Zu den Daten, die zur Vervollständigung des Antrags erforderlich sind, gehören u. a. Name, Anschrift des eingetragenen Sitzes, Liste der Gesellschafter, PKD-Codes, Höhe des Stammkapitals, Art der Verteilung von Gewinnen und Verlusten.
• Die Dokumente werden mit einem vertrauenswürdigen Profil oder einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet.

Schritt 5: Erhalt von NIP, REGON und zusätzliche Anträge

Sobald das Unternehmen im Landesgerichtsregister eingetragen ist, werden die folgenden Nummern automatisch vergeben:

• NIP (Steueridentifikationsnummer),
• REGON (Statistische Nummer),
• Eintrag im polnischen Zentralregister für die Gewerbetätigkeit natürlicher Personen (CEIDG).

Weitere Schritte:

• Innerhalb von 21 Tagen nach der Eintragung in das KRS (bzw. 7 Tage, wenn das Unternehmen Angestellte hat) muss ein NIP-8-Formular beim Finanzamt eingereicht werden. Das NIP-8-Formular ist ein Dokument, das zur Meldung und Aktualisierung der Identifikations- und Ergänzungsdaten von Wirtschaftseinheiten verwendet wird.
• Vor Aufnahme der mehrwertsteuerpflichtigen Tätigkeit ist ein VAT-R- Formular einzureichen, das zur Registrierung oder Aktualisierung der Daten im Zusammenhang mit der Mehrwertsteuer (MwSt) dient.
• Die wirtschaftlichen Eigentümer des Unternehmens müssen dem Zentralregister der wirtschaftlichen Eigentümer innerhalb von 7 Tagen nach der Eintragung in das Landesgerichtsregister (KRS) gemeldet werden.

Wichtige Hinweise:

• Wird der Gesellschaftsvertrag nicht innerhalb von 6 Monaten nach seinem Abschluss an das Landesgerichtsregister (KRS) gemeldet, wird er automatisch aufgelöst.
• Das Unternehmen erlangt erst mit der Eintragung in das Landesgerichtsregister (KRS) die volle rechtliche Handlungsfähigkeit.

Die Gründung eines Unternehmens kann ein komplizierter Prozess sein, daher ist es ratsam, professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen. getsix® bietet umfassende Unterstützung bei der Firmengründung in Polen, einschließlich maßgeschneiderter Dienstleistungen und vollständiger Unterstützung während des gesamten Prozesses. Mit unserem Service können Sie das Leistungsniveau wählen, das Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget entspricht, Fehler vermeiden und Zeit sowie Geld sparen.

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Kosten der Registrierung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) in Polen

Die Wahl der Methode zur Registrierung einer GmbH in Polen wirkt sich auf die anfallenden Kosten aus. Wenn Sie sich für die traditionelle Registrierung bei einem Notar entscheiden sind die Kosten höher und umfassen:

• Gerichtsgebühr: 500 PLN (ca. 117 €) für die Eintragung in das Landesgerichtsregister (KRS)
• Veröffentlichungsgebühr: 100 PLN (ca. 24 €) für die Veröffentlichung des Eintrags im Amtsblatt zur Veröffentlichung von Eintragungen in das Handelsregister und sonstigen amtlichen und gerichtlichen Bekanntmachungen (Monitor Sądowy i Gospodarczy)
• Stempelgebühr: 17 PLN (ca. 4 €) für eine Vollmacht (wenn ein Verfahrensvertreter beteiligt ist)
• Notargebühren: die Gebühr für die Erstellung der notariellen Urkunde, deren Höhe vom Wert des Stammkapitals abhängt (je höher das Stammkapital, desto höher die Notargebühr), sowie die Kosten für Kopien des Gesellschaftsvertrags,
• PCC-Steuer (Steuer auf Zivilrechtsgeschäfte), die ebenfalls von der Höhe des Stammkapitals abhängt.

Alternativ dazu kann das Unternehmen über das S24-System online registriert werden, was die Kosten erheblich senkt. In diesem Fall fallen folgende Gebühren an:

• Gerichtsgebühr: 250 PLN (ca. 59 €) für die Eintragung
• Veröffentlichungsgebühr: 100 PLN (ca. 24 €) für die Veröffentlichung des Eintrags im Amtsblatt zur Veröffentlichung von Eintragungen in das Handelsregister und sonstigen amtlichen und gerichtlichen Bekanntmachungen
• Stempelgebühr: 17 PLN (ca. 4 €) für eine Vollmacht (falls ein Verfahrensvertreter beteiligt ist)
• Hinzu kommen die Transaktionskosten, die der Zahlungsanbieter für die Online-Eintragung des Unternehmens im S24-System berechnet. Dabei handelt es sich um eine Gebühr für den Zahlungsanbieter, z. B. PayU, die gemäß seiner aktuellen Preisliste erhoben wird.

Wie kann ein Ausländer eine GmbH in Polen gründen?

Die Gründung einer GmbH in Polen durch einen Ausländer erfordert die Erfüllung mehrerer wesentlicher Voraussetzungen und die Beschaffung der entsprechenden Unterlagen.

Das wichtigste Ausweisdokument ist der Reisepass. Darüber hinaus müssen die Strafregisterbescheinigung aus dem Herkunftsland und eine notarielle Vollmacht vorgelegt werden, wenn das Verfahren zur Gründung der Gesellschaft von einem Verfahrensvertreter im Namen einer ausländischen Person durchgeführt wird.

Ein entscheidender Schritt ist die Erstellung der Gründungsurkunde einer Gesellschaft in notarieller Form. Dieses Dokument sollte Angaben zu den Gründern, der Satzung des Unternehmens und der Höhe des Stammkapitals enthalten. Es ist wichtig, dass alle in einer Fremdsprache abgefassten Dokumente von einem vereidigten Übersetzer übersetzt werden, was von den polnischen Behörden verlangt wird.

Der Registrierungsprozess umfasst folgende Schritte:

1. Auswahl eines einzigartigen Firmennamens und Überprüfung seiner Verfügbarkeit,
2. Eröffnung eines Bankkontos in Polen zur Einzahlung des Stammkapitals,
3. Einreichung des Antrags auf Unternehmensregistrierung beim Landesgerichtsregister (KRS),
4. Registrierung des Unternehmens beim Finanzamt und ZUS, um NIP- (Steuernummer) und REGON- Nummer (Statistische Nummer) zu erhalten.

Während des Prozesses kann der Ausländer die Unterstützung von Rechtsberatern, Steuerberatern oder Buchhaltern in Anspruch nehmen, die helfen können, Fehler zu vermeiden und den Registrierungsprozess zu beschleunigen.

Die Gründung eines Unternehmens durch einen Ausländer kann auch den Weg zur Legalisierung seines Aufenthalts in Polen ebnen, z. B. durch Beantragung eines Geschäftsvisums oder einer befristeten Aufenthaltskarte. Es ist jedoch wichtig, dass das Unternehmen einen erheblichen Beitrag zur polnischen Wirtschaft leistet, was von den zuständigen Behörden individuell geprüft wird.

Registrierung einer GmbH in Polen – Tipps für Unternehmer

1. Passen Sie die Höhe des Stammkapitals an Ihre Bedürfnisse an: Der Mindestbetrag beträgt 5.000 PLN (ca. 1.170 €), aber es lohnt sich, ihn zu erhöhen, wenn Sie größere Investitionen planen oder das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner gewinnen möchten.
2. Wählen Sie die geeignete Registrierungsoption: Überlegen Sie, ob Sie sich für die traditionelle notarielle Registrierung oder die Online-Option über das S24-System entscheiden möchten.
3. Bereiten Sie vollständige Dokumente vor: erstellen Sie einen Gesellschaftsvertrag, der alle erforderlichen Angaben enthält, z. B. den Namen, das Stammkapital oder die Verteilung der Geschäftsanteile. Denken Sie daran, dass ein bei einem Notar oder online geschlossener Vertrag formal anders ist.
4. Halten Sie die Fristen ein: Achten Sie darauf, dass der Antrag auf Registrierung innerhalb von 6 Monaten nach Abschluss des Gesellschaftsvertrags beim Landesgerichtsregister eingereicht wird, um eine Auflösung zu vermeiden.
5. Holen Sie sich professionelle Unterstützung: Wenn Sie sich in rechtlichen oder steuerlichen Fragen nicht sicher fühlen, sollten Sie erwägen, mit einem Berater oder einer Kanzlei zusammenzuarbeiten. Dies hilft, den Registrierungsprozess zu beschleunigen und das Risiko von Fehlern zu minimieren. getsix® bietet umfassende Unterstützung in jeder Phase der Firmengründung in Polen und hilft Unternehmern dabei, ihr Unternehmen erfolgreich und legal zu gründen. Kontaktieren Sie uns, um herauszufinden, wie wir Ihnen den Prozess erleichtern können.

Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren:

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ELŻBIETA NARON
Abteilungsleiter Kundenbetreuung
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