Firma in Polen gründen als Ausländer – die wichtigsten Fragen und Antworten
Das Interesse ausländischer Investoren an Polen als Wirtschaftstandort wächst stetig. Ausschlaggebend dafür sind nicht nur die günstigen wirtschaftlichen Bedingungen und die relativ niedrigen Betriebskosten, sondern auch die zentrale Lage in Europa und eine zunehmend unternehmensfreundliche Verwaltung. Kein Wunder, dass sich immer mehr Ausländer entscheiden, eine Firma in Polen zu gründen.
Vor dem Eintritt in den polnischen Markt, lohnt es sich, die Grundregeln zu kennen: wer ein Unternehmen gründen darf, welche formalen Voraussetzungen gelten und wie der gesamte Prozess abläuft. Im Folgenden stellen wir die häufigsten Fragen vor, die uns in der Praxis begegnen, und konkrete Antworten auf der Grundlage der aktuellen Rechtsvorschriften und der Erfahrung unserer Spezialisten.
Q&A – die häufigsten Fragen zur Registrierung eines Unternehmens durch Ausländer in Polen
Wer darf in Polen eine Firma gründen?
Jeder Ausländer – unabhängig von der Staatsangehörigkeit – kann in Polen eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (sp. z o.o.), eine einfache Aktiengesellschaft (P.S.A.), eine Aktiengesellschaft (S.A.), eine Kommanditgesellschaft (sp.k.) oder eine Kommanditgesellschaft auf Aktien (S.K.A.) gründen.
Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften (offene Handelsgesellschaft, Partnerschaftsgesellschaft) ist jedoch die Staatsbürgerschaft eines EU-/EWR-Landes, der Schweiz oder der USA erforderlich, oder ein entsprechender Aufenthaltserlaubnis (z. B. Aufenthaltskarte, Flüchtlingsstatus oder die sogenannte „Polen-Karte“).
Benötigt ein Ausländer eine Aufenthaltserlaubnis, um ein Unternehmen in Polen zu führen?
Das hängt von der Staatsangehörigkeit und der gewählten Unternehmensform ab.
Bürger aus EU-/EWR-Staaten, der Schweiz und den USA können in Polen ohne Aufenthaltserlaubnis ein Unternehmen gründen und führen – zu denselben Bedingungen wie polnische Staatsbürger.
Bürger anderer Staaten benötigen eine Aufenthaltserlaubnis, wenn sie ein Einzelunternehmen gründen oder im Rahmen von Personengesellschaften tätig sein möchten.
Die Gründung oder der Besitz einer Kapitalgesellschaft (z. B. einer sp. z o.o.) erfordert jedoch keine Aufenthaltserlaubnis und keinen Wohnsitz in Polen.
Plant der Ausländer jedoch, das Unternehmen persönlich von Polen aus zu führen, benötigt er einen gültigen Aufenthaltstitel, beispielsweise ein nationales Visum oder eine befristete Aufenthaltserlaubnis.
Welche Rechtsformen stehen Ausländern zur Verfügung?
Ausländer können in Polen je nach Staatsangehörigkeit und Aufenthaltstitel verschiedene Rechtsformen wählen. In der Praxis entscheiden sich die meisten für die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (sp. z o.o.). Außerdem stehen folgende Rechtsformen zur Verfügung:
- einfache Aktiengesellschaft (P.S.A.) – besonders attraktiv für Start-ups,
- Aktiengesellschaft (S.A.) – eher für größere Projekte,
- Kommanditgesellschaft (sp.k.) / Kommanditgesellschaft auf Aktien (S.K.A.) – oft in Holdingstrukturen verwendet,
- Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens – sofern dies durch internationale Verträge zulässig ist.
Formen wie Einzelunternehmen, offene Handelsgesellschaften oder Partnerschaftsgesellschaften sind hingegen nur EU-Bürgern, EWR-Bürgern, Schweizern, US-Bürgern oder Ausländern mit entsprechender Aufenthaltsgenehmigung, z. B. einer unbefristeten Aufenthaltserlaubnis, vorbehalten.
Müssen Ausländer persönlich in Polen anwesend sein, um eine Firma zu gründen?
Nein. In den meisten Fällen kann ein Ausländer eine Firma oder Gesellschaft in Polen vollständig aus der Ferne gründen, ohne sich in Polen aufhalten zu müssen.
Die Registrierung von Kapitalgesellschaften (z. B. sp. z o.o., S.A., P.S.A.) kann vollständig online über das S24-System oder über einen Bevollmächtigten erfolgen.
Für Einzelunternehmen ist eine Online-Registrierung nur mit einer PESEL-Nummer und einem vertrauenswürdigen Profil möglich.
Die Firma getsix® bietet umfassende Unterstützung für Ausländer – von der Vorbereitung der Dokumente bis zur vollständigen Vertretung im gesamten Registrierungsprozess, auch aus der Ferne.
Was ist für die Gründung einer Firma in Polen erforderlich?
Damit ein Ausländer eine Firma in Polen gründen kann, sind folgende Dokumente und Informationen erforderlich:
- gültiger Reisepass (mit beglaubigter Übersetzung, falls erforderlich),
- Angaben zu den Gesellschaftern und Vorstandsmitgliedern,
- Gesellschaftsvertrag – entweder notariell beglaubigt oder elektronisch über das S24-System,
- Sitzadresse des Unternehmens in Polen,
- Erklärung über die Einbringung des Stammkapitals (mindestens 5.000 PLN für eine sp. z o.o.),
- Zustimmungserklärungen der Vorstandsmitglieder zur Übernahme ihrer Funktionen sowie die Gesellschafterliste,
- beglaubigte Übersetzungen fremdsprachige Dokumente,
- gegebenenfalls Vollmacht – wenn die Registrierung durch eine andere Person erfolgt.
Je nach gewählter Registrierungsform und individueller Situation des Ausländers können zusätzliche Unterlagen erforderlich sein – z. B. eine elektronische Signatur, Dokumente zum Firmensitz oder Gebührennachweise.
Können Ausländer ein Einzelunternehmen gründen?
Ja, ein Ausländer kann eine selbstständige Tätigkeit in Form eines Einzelunternehmens aufnehmen, allerdings hängen die Voraussetzungen von der gewählten Rechtsform und der Staatsangehörigkeit ab.
Eine Einpersonengesellschaft (JDG) kann von Personen mit Staatsangehörigkeit der EU, des EWR, der USA oder der Schweiz oder mit einer entsprechenden Aufenthaltsgenehmigung für Polen gegründet werden.
Eine Ein-Personen-Kapitalgesellschaft (z. B. eine sp. z o.o. oder eine P.S.A.) kann hingegen von jedem Ausländer gegründet werden, auch von außerhalb der EU.
Es ist zu beachten, dass Ein-Personen-Gesellschaften zusätzlichen formalen Anforderungen unterliegen – etwa Beschränkungen bei der Vertretung. In solchen Fällen wird häufig die Bestellung eines zweiten Gesellschafters oder Bevollmächtigten empfohlen.
Wie sieht die Gründungsprozess einer Firma in Polen aus?
Unabhängig von der gewählten Rechtsform, sei es eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, eine einfache Aktiengesellschaft, eine Kommanditgesellschaft oder eine offene Handelsgesellschaft – umfasst der Gründungsprozess in Polen folgende Schritte:
- Vorbereitung der Unternehmensdaten und Entscheidungen (Rechtsform, Gesellschafter, Organe, Firmensitz),
- Abschluss des Gesellschaftsvertrages – entweder beim Notar oder online über das S24-System,
- Einbringung der Einlagen durch die Gesellschafter/Aktionäre,
- Bestellung des Vorstands und gegebenenfalls weiterer Organe,
- Einreichung des Antrags beim Nationalen Gerichtsregister (KRS) und Registrierung des Unternehmens,
- automatische Zuweisung der Steueridentifikationsnummer (NIP) und der statistischen Nummer (REGON) sowie obligatorische Meldung an das Zentralregister der wirtschaftlich Berechtigten (CRBR),
- (falls zutreffend) Registrierung bei der Sozialversicherungsanstalt (ZUS) und Anmeldung zur Mehrwertsteuer (VAT).
Der gesamte Prozess kann je nach Registrierungsart, Gesellschaftsform und Vollständigkeit der Unterlagen einige Tage bis mehrere Wochen dauern.
Wie viel kostet die Gründung einer Firma in Polen?
Die Kosten für die Gründung einer Firma in Polen hängen von der gewählten Rechtsform, dem Umfang der Geschäftstätigkeit und dem gewünschten Serviceumfang ab. Es empfiehlt sich, die Details individuell mit einem Berater zu besprechen.
Die wichtigsten Gebühren für die Firmengründung sind:
- 500 PLN – Gerichtsgebühr für die Eintragung in das Handelsregister (oder 250 PLN bei Vertragsabschluss über das S24-System),
- 100 PLN – Gebühr für die Veröffentlichung der Eintragung im Amtsblatt für Gerichte und Wirtschaft (Monitor Sądowy i Gospodarczy),
- Zusätzliche Kosten: Gebühr für eine Vollmacht (17 PLN), beglaubigte Übersetzungen, elektronische Signatur, Honorare für Bevollmächtigte oder Kanzleien – individuell zu vereinbaren.
Berechtigt die Registrierung eines Unternehmens einen Ausländer zum Aufenthalt in Polen?
Nein – die Gründung einer Firma in Polen berechtigt einen Ausländer nicht automatisch zum Aufenthalt in Polen. Um legal in Polen leben und arbeiten zu können, muss ein Ausländer über einen entsprechenden Aufenthaltstitel verfügen – z. B. ein nationales Visum oder eine befristete Aufenthaltserlaubnis.
Der Besitz eines Unternehmens kann jedoch die Grundlage für die Erteilung folgender Dokumente sein:
- eine befristete Aufenthaltserlaubnis zur Ausübung einer Geschäftstätigkeit, sofern diese tatsächlich und rentabel ist,
- ein nationales Visum Typ D – z. B. im Zusammenhang mit der Mitgliedschaft in der Geschäftsführung oder geplanten Investitionen.
In jedem Fall hängt die Entscheidung von der individuellen Situation ab – daher wird empfohlen, sich vor der Antragstellung auf Aufenthaltslegalisierung rechtzeitig von einem Experten beraten zu lassen.
Wie lange dauert die Registrierung?
- Online-Registrierung über das S24-System: in der Regel 1–5 Werktage,
- Notarielle Registrierung über das Nationale Gerichtsregister (KRS): von einigen Tagen bis zu mehreren Wochen,
- Erlangung einer elektronischen Signatur für Ausländer: bis zu 30 Tage, abhängig vom Herkunftsland und vom Zertifikatsanbieter.
Bei Ausländern sollte zusätzlich Zeit für beglaubigte Übersetzungen sowie gegebenenfalls für die Erteilung von Vollmachten eingeplant werden. Der gesamte Prozess – von der Vorbereitung der Unterlagen bis zur Eintragung im KRS – kann je nach Fall einige Tage bis mehrere Wochen in Anspruch nehmen.
Kann ein Ausländer als Bevollmächtigter auftreten?
Ja. Sowohl polnische Staatsbürger als auch Ausländer können bei der Registrierung einer Firma in Polen als Bevollmächtigte einer anderen Person auftreten. Der Bevollmächtigte kann den Investor in jeder Phase vertreten – von der Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrages bis zur Einreichung des Antrags beim KRS und der weiteren Betreuung der Gesellschaft.
Erforderlich ist eine schriftliche Vollmacht, häufig in notarieller Form, die ins Polnische übersetzt werden muss.
Bei im Ausland ausgestellten Dokumenten kann eine Apostille oder eine Beglaubigung durch ein polnisches Konsulat erforderlich sein.
getsix® vertritt regelmäßig internationale Kunden als Bevollmächtigter und gewährleistet dabei die vollständige Einhaltung der Vorschriften sowie eine reibungslose Kommunikation mit den Behörden.
Firma in Polen gründen als Ausländer ist möglich – und dank der Digitalisierung immer einfacher. Entscheidend sind jedoch eine sorgfältige Vorbereitung, fundierte Kenntnisse der Vorschriften sowie eine effiziente Organisation der Formalitäten.
Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Firma korrekt, schnell und gesetzeskonform gegründet wird? Kontaktieren Sie uns. getsix® bietet Ihnen eine umfassende Betreuung bei der Unternehmensgründung in Polen – in drei Sprachen, mit vollständiger rechtlicher, buchhalterischer und organisatorischer Unterstützung.
Wenn Sie Fragen zu diesem Thema haben, oder zusätzliche Informationen benötigen, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren:
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ELŻBIETA NARON
Abteilungsleiter Kundenbetreuung
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