Änderungen bei der Beschäftigung von Ausländern – was müssen Arbeitgeber wissen?

Die geplanten Änderungen betreffen Arbeitgeber, die Ausländer beschäftigen, sowohl hinsichtlich der Kosten, der Dokumentation als auch des Umfangs der Befreiungen von der Genehmigungspflicht.

Am 1. Juni dieses Jahres trat das Gesetz über die Bedingungen für die Zulassung von Ausländern zur Arbeit im Hoheitsgebiet der Republik Polen in Kraft, mit dem die Verordnungen über die Legalisierung der Arbeit von Ausländern in Polen aufgehoben wurden.

Im Laufe des letzten Monats wurden auf der Website des Regierungszentrums für Gesetzgebung vier Verordnungsentwürfe veröffentlicht, die die Beschäftigung von Ausländern in Polen wesentlich regeln.

Höhere Gebühren bei der Einreichung von Anträgen

Am 15. September wurde ein Entwurf einer Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik veröffentlicht, in dem neue, höhere Gebühren für die Erteilung von Arbeitsgenehmigungen und Erklärungen über die Beschäftigung von Ausländern festgelegt sind. Diese Gebühren sollen drastisch erhöht werden, beispielsweise soll die Gebühr für eine Arbeitserlaubnis für bis zu drei Monate von 50 PLN auf 200 PLN und die Gebühr für eine Arbeitserlaubnis für mehr als drei Monate von 100 PLN auf 400 PLN steigen. Das ist eine Vervierfachung, und das sind nur zwei der geänderten Gebühren.

Nachfolgend finden Sie die geplanten Gebühren:

In den letzten drei Jahren hat sich die Gebühr für die Eintragung einer Erklärung über die Beschäftigung in das Register um ein Vielfaches erhöht. Gleichzeitig erfordert jede Änderung der Beschäftigungsbedingungen eines Ausländers (z. B. Position, Arbeitsplatz oder Arbeitszeit) die erneute Entrichtung der Gebühr, was eine zusätzliche Belastung für die Arbeitgeber darstellt.

Die Verordnung soll 14 Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft treten.

Die Erhöhung der Gebühren kann sich erheblich auf die Kosten für die Einstellung von Ausländern auswirken, insbesondere in Branchen mit hoher Fluktuation (z. B. Produktion, Logistik, Gastronomie). Es lohnt sich, Anträge nach den derzeit geltenden Sätzen vorzeitig zu stellen.

Neue Dokumentationsanforderungen

Der Entwurf der Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik vom 28. August legt detailliert fest, welche Dokumente ein Unternehmen, das einen Ausländer beschäftigt, beifügen muss:

• Antrag auf Erteilung einer Arbeitserlaubnis: für einen polnischen Auftraggeber / im Zusammenhang mit der Ausübung einer bestimmten Funktion / zum Zwecke der Entsendung durch einen ausländischen Auftraggeber zur Arbeit auf polnischem Gebiet,
• Antrag auf Erteilung und Verlängerung einer Erlaubnis zur saisonalen Beschäftigung,
• Erklärung über die Beauftragung eines Ausländers mit der Ausführung von Arbeiten.

Die Verordnung tritt innerhalb von 14 Tagen nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.

Wir empfehlen Ihnen bereits jetzt, die Checkliste mit den für den jeweiligen Antrag erforderlichen Unterlagen zu aktualisieren, um mögliche formale Mängel bei der Einreichung neuer Anträge zu vermeiden. Selbst das Fehlen eines einzigen der erforderlichen Dokumente kann das Verfahren um mehrere Wochen verlängern.

Arbeit ohne Genehmigung oder Erklärung – Änderungen im Katalog der Ausnahmen

Eine der wichtigsten geplanten Verordnungen des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik betrifft Sonderfälle, in denen ein Ausländer ohne Arbeitserlaubnis oder Erklärung über die Beschäftigung eines Ausländers arbeiten darf. Der Verordnungsentwurf wiederholt teilweise die Lösungen aus dem Jahr 2015, enthält jedoch auch Präzisierungen.

Ziel des neuen Rechtsakts ist es, den Katalog der Ausnahmen zu ordnen, die bisherigen Bestimmungen zu präzisieren und Unregelmäßigkeiten im Visumsystem zu begrenzen. Das Ministerium hat die bisherigen Vorschriften übernommen, jedoch Änderungen vorgenommen, um Unklarheiten und Interpretationslücken zu beseitigen.

Der Verordnungsentwurf ändert den Katalog der Personen, die von der Verpflichtung zur Einholung einer Genehmigung oder Erklärung befreit sind.

Einige wichtige Gruppen sind daraus verschwunden:

• Technische Mitarbeiter bei EU- und Hilfsprojekten – in der neuen Verordnung gilt die Befreiung nur für Personen, die Aufsichts- oder Schulungsaufgaben wahrnehmen oder Unterlagen erstellen. Maschinenbediener oder Techniker müssen bereits über eine Genehmigung verfügen.
• Fremdsprachenlehrer außerhalb des Bildungssystems – z. B. in psychologisch-pädagogischen Beratungsstellen, Kunstinstitutionen oder pädagogischen Bibliotheken.
• Mitarbeiter von wissenschaftlichen Instituten in Hilfspositionen – z. B. Techniker ohne Hochschulabschluss, die nicht in wissenschaftlichen oder forschungs-technischen Positionen arbeiten.
• Sportler, die nicht einem polnischen Sportverein angehören – z. B. private Trainer oder Freiberufler, die nun eine Genehmigung einholen müssen.

Ausländer, die für einen Zeitraum von höchstens 3 Monaten entsandt werden und Montagearbeiten ausführen

Auf der Grundlage der neuen Verordnung sind weiterhin auch folgende Ausländer von der Arbeitsgenehmigungspflicht befreit:

• mit Wohnsitz im Ausland, die von einem ausländischen Arbeitgeber für einen Zeitraum von höchstens drei Monaten im Kalenderjahr in das Gebiet der Republik Polen entsandt werden, um Montage-, Wartungs- oder Reparaturarbeiten an technologisch vollständigen Anlagen, Konstruktionen, Maschinen oder anderen Ausrüstungen auszuführen, wenn der ausländische Arbeitgeber deren Hersteller ist;
• die die Abnahme von bestellten Geräten, Maschinen, anderen Ausrüstungen oder Teilen, die von einem polnischen Unternehmer hergestellt wurden, vornehmen;
• die Mitarbeiter des polnischen Arbeitgebers, der Empfänger der Geräten, Konstruktionen, Maschinen oder sonstigen Ausrüstungen ist, in deren Bedienung oder Verwendung schulen;
• die Montage, Demontage oder Bedienung von Messeständen vornehmen, wenn der Aussteller ein ausländischer Arbeitgeber ist.

Erweiterter Katalog der Ausnahmen

Der Verordnungsentwurf schränkt nicht nur den Katalog der Ausnahmen ein, sondern führt auch mehrere neue Kategorien ein, darunter:

• Lehrer für Fächer, die in einer Fremdsprache unterrichtet werden – es handelt sich nicht mehr nur um Fremdsprachenlehrer, sondern auch um Lehrer für Fächer wie Biologie oder Mathematik, die auf Englisch unterrichtet werden. Voraussetzung sind entsprechende Qualifikationen.
• Personen, die bei internationalen Sportveranstaltungen arbeiten – auch solche, die von ausländischen Sportvereinen und -verbänden entsandt werden (bisher galt die Befreiung nur für internationale Organisationen).
• Sportler, die bis zu 30 Tage bei polnischen Sportvereinen beschäftigt sind – ohne die zusätzliche Bedingung, dass ihre Arbeit mit der Teilnahme an Wettkämpfen verbunden sein muss, was zuvor zu erheblichen Auslegungszweifeln geführt hatte.
• Personen, die Praktika an polnischen Schulen und Hochschulen absolvieren – auch wenn die Praktika nur aus den Studienordnungen hervorgehen und nicht im Lehrplan vorgeschrieben sind.
• Teilnehmer an EU-Programmen im Bereich der beruflichen Aus- und Weiterbildung (Erasmus+) – erstmals ausdrücklich in den Vorschriften genannt, was ihre Einstellung erleichtert.
• Praktikanten und Trainees, die von internationalen Studentenorganisationen vermittelt werden – die Präzisierung der Organisation beseitigt frühere Unklarheiten.
• Absolventen von Forschungsinstituten – die Verordnung erweitert den Katalog der Hochschulabsolventen.
• Mitarbeiter wissenschaftlicher Institute in Forschungs- und Technikpositionen – der Katalog wurde um Positionen erweitert, die zuvor nicht berücksichtigt wurden.

Ein wichtiger Bestandteil des Entwurfs ist die Übergangsbestimmung (§ 3), wonach Ausländer, die auf der Grundlage der Verordnung von 2015 ohne Genehmigung arbeiten, ihre Beschäftigung nach den bisherigen Regeln noch für maximal 6 Monate nach Inkrafttreten der neuen Verordnung, d. h. bis zum 31. Mai 2026, fortsetzen können.

Für Arbeitgeber bedeutet dies, dass sie den Status ihrer ausländischen Arbeitnehmer genau überprüfen müssen, insbesondere bei Abiturienten, Trainern und Fremdsprachenlehrern.

Die Verordnung tritt am 1. Dezember 2025 in Kraft.

Absolventen im Lichte der neuen und alten Regelung

Nach der derzeit geltenden Verordnung aus dem Jahr 2015 konnten Ausländer, die Absolventen polnischer weiterführender Schulen, Vollzeitstudiengänge oder Doktorandenprogramme waren, sowie Studenten ohne Genehmigung in Polen arbeiten.

Der Entwurf der neuen Verordnung schränkt dieses Recht ein – er sieht eine Befreiung von der Genehmigungspflicht nur für Absolventen von Hochschulstudiengängen vor, die an einem wissenschaftlichen Institut der Polnischen Akademie der Wissenschaften oder an Forschungsinstituten abgeschlossen wurden.

Absolventen von Hochschulstudiengängen im Sinne des Gesetzes über Hochschulbildung und Wissenschaft kommen hingegen in den Genuss einer gesetzlichen Befreiung.

Wichtig dabei ist, dass auch Absolventen von weiterführenden Schulen (Gymnasien, Fachschulen) aus dem Entwurf gestrichen wurden. Ein Teil dieser Personen wird von der gesetzlichen Befreiung profitieren. Voraussetzung für die Befreiung von der Arbeitsgenehmigungspflicht ist der Nachweis der beruflichen Qualifikation in der Republik Polen. Von dieser Pflicht befreit werden somit Absolventen von Fachschulen oder Berufsschulen der ersten Stufe (sogenannte Berufsschulen).

Was ist mit Studenten?

Studenten, die ein Vollzeitstudium in Polen absolvieren, sind gemäß der neuen Verordnung weiterhin von der Arbeitsgenehmigungspflicht befreit. In der neuen Verordnung bezüglich Vollzeitstudenten in Polen wurden Teilnehmer von Vollzeit-Doktoratsstudiengängen in Polen ausgelassen, da Doktoranden, die an einer Doktoratsschule studieren, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ohne Genehmigung arbeiten dürfen.

Länder mit vereinfachtem Verfahren – Einschränkung des Katalogs

Der Entwurf einer Verordnung des Ministers für Familie, Arbeit und Sozialpolitik über Länder, deren Staatsangehörige von Erklärungen über die Beschäftigung von Ausländern betroffen sein können, sowie bestimmte Vorschriften über die Genehmigung von Saisonarbeit sieht vor, dass auf der Grundlage einer Erklärung über die Beschäftigung Staatsangehörige Armeniens, Weißrusslands, Moldawiens und der Ukraine arbeiten dürfen.

Georgien wurde aus dem Katalog der Länder, für die diese Erleichterung gilt, gestrichen. Das Ministerium begründet diese Änderung mit der politischen Lage in Georgien und dem Stand der bilateralen Beziehungen zu diesem Land. Derzeit wird daran gearbeitet, Ausnahmen vom visumfreien Reiseverkehr für Staatsangehörige dieses Landes wirksam anzuwenden.

Die Änderungen betreffen auch die Vorschriften für Saisonarbeit – georgische Staatsangehörige verlieren die Möglichkeit, vereinfachte Verfahren in Anspruch zu nehmen. Der Entwurf sieht keine Übergangsbestimmungen vor, was Unsicherheit hinsichtlich der weiteren Behandlung bereits ausgestellter Erklärungen bedeutet.

Im Jahr 2024 wurden über 76.000 Erklärungen für georgische Staatsangehörige ausgestellt, während im Zeitraum von Januar bis Ende Mai 2025 über 28.000 Erklärungen über die Beauftragung eines Ausländers mit der Ausführung von Arbeiten für georgische Staatsangehörige in das Register eingetragen wurden. Dies macht diese Änderung für viele Arbeitgeber besonders wichtig.

Die Verordnung tritt 14 Tage nach ihrer Veröffentlichung in Kraft.

Zusammenfassung

In den kommenden Monaten wird es zu einer wesentlichen Aktualisierung des Systems zur Legalisierung der Arbeit von Ausländern in Polen kommen. Die neuen Vorschriften zielen auf eine Vereinheitlichung der Verfahren ab, werden aber in der Praxis von den Arbeitgebern mehr Sorgfalt, eine genauere Planung und die Berücksichtigung der Änderungen im Budget erfordern.

Es lohnt sich bereits jetzt:

• zu prüfen, ob die beschäftigten Ausländer weiterhin von der Arbeitsgenehmigungspflicht befreit sind,
• die Anzahl der beschäftigten georgischen Staatsbürger zu überprüfen,
• mit der Legalisierung der Arbeit für Personen zu beginnen, die eine Arbeitserlaubnis benötigen, insbesondere für beschäftigte georgische Staatsbürger,
• die Rekrutierungsbudgets im Hinblick auf neue, höhere Gebühren zu überprüfen und
• die Liste der für die Einreichung einzelner Anträge erforderlichen Dokumente zu aktualisieren.

Es empfiehlt sich, bereits jetzt mit der Legalisierung der Beschäftigung zu beginnen. Nach Inkrafttreten der neuen Vorschriften ist mit einer erheblichen Verlängerung des Antragsbearbeitungsprozesses zu rechnen.

Die genannten Verordnungen befinden sich derzeit in der Begutachtungsphase. Wir werden Sie laufend über die wichtigsten Informationen zu den endgültigen Bestimmungen der Verordnungen und deren Auswirkungen auf die Beschäftigung von Arbeitnehmern aus dem Ausland auf dem Laufenden halten.

Quelle: Der Artikel wurde in Zusammenarbeit mit unserem Kooperationspartner sdzlegal Schindhelm Law Office erstellt.

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