Selbstfakturierung im nationalen E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) und Vorsteuerabzug

Die Selbstfakturierung im nationalen E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) ist weiterhin zulässig, doch nach dem individuellen Steuerbescheid des Direktors der Nationalen Steuerinformationsbehörde in Polen (KIS) vom 27. Februar 2026 kann dieses Verfahren nicht mehr lediglich als bequeme organisatorische Lösung betrachtet werden. Der Streit dreht sich nicht darum, ob Rechnungen vom Käufer im Namen des Verkäufers ausgestellt werden dürfen. Die eigentliche Frage stellt sich in der Phase der Rechnungsgenehmigung und betrifft den Zeitpunkt und die Form, in der diese Genehmigung erteilt werden sollte. Genau hier hat die polnische Steuerbehörde eine wesentlich strengere Haltung eingenommen, als es aus dem Wortlaut des polnischen Umsatzsteuergesetzes (VAT) selbst hervorgeht.

Für Unternehmen in Polen kommt es heute vor allem darauf an, zwischen zwei verschiedenen Ebenen zu unterscheiden. Die erste ist der Wortlaut des Gesetzes, der eine Vereinbarung zwischen den Parteien und ein Rechnungsgenehmigungsverfahren vorschreibt, das technische Modell der Genehmigung jedoch nicht im Detail beschreibt. Die zweite ist die derzeitige Auslegungspraxis der Steuerbehörden, aus der folgt, dass der Verkäufer die XML-Datei genehmigen sollte, bevor die Rechnung an das KSeF gesendet wird. Wenn ein Unternehmen in großem Umfang Selbstfakturierung nutzt, ist dieser Unterschied nicht mehr nur formaler Natur. Er wird zu einem operativen und steuerlichen Risikofaktor.

In der Praxis geht es nicht mehr nur darum, ob der Käufer über die erforderlichen Berechtigungen im System verfügt. Ebenso wichtig ist es, dass das Unternehmen nachweisen kann, dass sein Modell zur Rechnungsfreigabe mit den gesetzlichen Bestimmungen, dem Wortlaut des Vertrags und dem derzeitigen Auslegungsrisiko in Polen im Einklang steht. Aus diesem Grund sollte nach der Einführung des obligatorischen KSeF die Selbstfakturierung nicht nur vom Buchhaltungsteam, sondern auch von den Verantwortlichen für Steuern in Polen, Dokumentenworkflow und Lieferantenbeziehungen überprüft werden.

Für Unternehmen, die den Dokumentenworkflow und die Rechnungsfreigabe im Umfeld des Nationalen E-Invoicing-Systems in Polen (KSeF) effektiver organisieren möchten, kann das Customer Invoice Portal von getsix® eine nützliche Lösung sein, das die Übermittlung von Dokumenten an die Buchhaltung, deren Überprüfung und eine transparentere Verwaltung des Freigabeprozesses unterstützt.

Was ist Selbstfakturierung?

Selbstfakturierung bedeutet, dass der Käufer von Waren oder Dienstleistungen eine Rechnung im Namen und im Auftrag des Verkäufers ausstellt. Die Rechtsgrundlage bildet § 106d Abs. 1 des polnischen Umsatzsteuergesetzes (VAT). Nach dieser Bestimmung ist ein solches Modell zulässig, sofern die Parteien im Voraus eine Vereinbarung getroffen haben und diese Vereinbarung das Verfahren für die Genehmigung einzelner Rechnungen durch den Verkäufer festlegt. Das Gesetz entzieht dem Verkäufer somit nicht die Kontrolle über das Dokument. Im Gegenteil, es geht eindeutig davon aus, dass der Käufer nur im Rahmen eines vereinbarten Genehmigungsmechanismus im Namen des Verkäufers Rechnungen ausstellen darf.

Zudem muss eine im Rahmen des Selbstabrechnungsverfahrens ausgestellte Rechnung den Vermerk „Selbstfakturierung“ enthalten. Dies ergibt sich aus Artikel 106e Absatz 1 Nummer 17 des polnischen Umsatzsteuergesetzes (VAT). Diese Anforderung ist nicht nur formaler Natur. Sie macht deutlich, dass das Dokument vom Käufer im Rahmen eines besonderen Verfahrens ausgestellt wurde, bei dem die spätere Bestätigung des Rechnungsinhalts durch den Verkäufer von besonderer Bedeutung ist.

In der Praxis wird die Selbstfakturierung in Polen vor allem dann genutzt, wenn ein Unternehmen umfangreiche Dokumentenflüsse organisieren, Abrechnungen mit Auftragnehmern beschleunigen oder das Risiko von Verzögerungen seitens der Lieferanten und Subunternehmer verringern möchte. Seit Jahren hat sich dieser Mechanismus in der Geschäftspraxis in Polen als nützliche und grundsätzlich steuerneutrale Lösung bewährt, vorausgesetzt, die Parteien hatten tatsächlich eine Vereinbarung getroffen und ein Genehmigungsverfahren ernsthaft angewandt. Diese praktische Erleichterung entbindet jedoch nicht von der Notwendigkeit, den gesamten Prozess korrekt zu dokumentieren.

Es sei auch daran erinnert, dass die bloße Möglichkeit für den Käufer, eine Rechnung auszustellen, keine völlige Freiheit bedeutet. Gemäß Art. 88 Abs. 3a Nr. 5 des polnischen Umsatzsteuergesetzes bieten Rechnungen, die vom Käufer gemäß gesonderten Bestimmungen ausgestellt, vom Verkäufer jedoch nicht akzeptiert wurden, keine Grundlage für die Minderung der Ausgangssteuer oder die Erstattung der Vorsteuer. Diese Bestimmung ist nun von zentraler Bedeutung für die Risikobewertung von Unternehmen, die in Polen die Selbstfakturierung nutzen.

Selbstfakturierung im KSeF in Polen – haben sich die Regeln wirklich geändert?

Laut den offiziellen Unterlagen des polnischen Finanzministeriums sollte der Mechanismus der Selbstfakturierung im nationalen E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) unverändert bleiben. Das Ministerium stellt ausdrücklich fest, dass der Käufer weiterhin Rechnungen im Namen des Verkäufers ausstellen darf, sofern die Parteien eine entsprechende Vereinbarung getroffen haben, und dass die wesentliche Änderung in der Notwendigkeit besteht, die entsprechenden Berechtigungen innerhalb des Systems zu erteilen. Das Ministerium betont zudem, dass der Mechanismus der Selbstfakturierung in Polen selbst und die damit verbundenen umsatzsteuerlichen Konsequenzen unverändert bleiben.

Gleichzeitig hat das polnische Finanzministerium betont, dass 2026 eine Übergangsphase darstellt und dass während dieser Zeit keine Strafen für Fehler im Zusammenhang mit der Nutzung des KSeF verhängt werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass jeder Verfahrensfehler aus Sicht des Rechts auf Vorsteuerabzug in Polen neutral ist.

Das Fehlen von Systemstrafen für Implementierungsfehler beseitigt nicht das Steuerrisiko, wenn die Behörde zu dem Schluss kommt, dass eine im Rahmen der Selbstfakturierung ausgestellte Rechnung nicht korrekt genehmigt wurde. Mit anderen Worten: Ein Unternehmen kann zwar Sanktionen für die Art und Weise der Systemnutzung vermeiden, dennoch aber in einen Streit über den Vorsteuerabzug aus einem bestimmten Dokument geraten. Dies sind zwei getrennte Bewertungsbereiche.

Aus diesem Grund muss die Selbstfakturierung nach der Einführung des obligatorischen nationalen E-Rechnungssystems in Polen (KSeF) umfassender als bisher betrachtet werden. Das System hat das Verfahren zwar nicht abgeschafft, aber die Bedeutung der technischen Form der Rechnung, der Genehmigungsmethode, des Prüfpfads und der Abfolge der Schritte deutlich erhöht. Für Unternehmen, die viele solcher Dokumente ausstellen, kann dies eine erhebliche Neugestaltung der internen Prozesse bedeuten.

Wie sollte die Rechnungsgenehmigung bei der Selbstfakturierung aussehen?

Auf gesetzlicher Ebene ist die Antwort nicht so detailliert, wie es sich die polnischen Steuerbehörden wünschen würden. Artikel 106d(1) des polnischen Umsatzsteuergesetzes (VAT) verlangt, dass in der Vereinbarung das Verfahren zur Genehmigung einzelner Rechnungen durch den verkaufenden Steuerpflichtigen festgelegt wird, gibt jedoch keine direkten Hinweise auf die Form der Genehmigung, den Kommunikationskanal oder den Zeitpunkt, zu dem die Genehmigung erfolgen muss. Das Gesetz besagt auch nicht, dass sich die Genehmigung ausschließlich auf die XML-Datei beziehen muss.

Aus diesem Grund herrschte in Polen viele Jahre lang die Auffassung vor, dass die Parteien in diesem Bereich über eine erhebliche Vertragsfreiheit verfügten. Sie konnten daher vereinbaren, dass die Genehmigung aktiv oder passiv erfolgen sollte, über ein Dokumentenworkflow-System, per E-Mail oder durch das Ausbleiben von Einwänden innerhalb einer festgelegten Frist. In der Praxis kam es vor allem darauf an, ob nachgewiesen werden konnte, dass der Verkäufer die vom Käufer ausgestellte Rechnung genehmigt hatte. Das Gesetz selbst schuf kein starres technologisches Modell.

Nach der Einführung von KSeF wurde diese Flexibilität durch den neuen Wortlaut der Gesetzgebung nicht ausdrücklich aufgehoben. Aus den offiziellen Unterlagen des polnischen Finanzministeriums geht nach wie vor hervor, dass die Selbstfakturierung in Polen genauso funktioniert wie zuvor und dass die einzige Änderung darin besteht, dem Käufer entsprechende Berechtigungen im System zu erteilen. Dies ist ein wichtiges Argument, da es zeigt, dass auf der Ebene der offiziellen Leitlinien der Schwerpunkt eher auf der Zugriffsverwaltung lag als auf der Einführung eines neuen und formalisierten Modells zur Genehmigung des Rechnungsinhalts.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen dieses Thema auf die leichte Schulter nehmen dürfen. In KSeF liegt die Rechnung als XML-Datei vor, und die KSeF-Nummer wird vom System automatisch vergeben, nachdem die E-Rechnung gesendet und in die Plattform aufgenommen wurde. Diese Nummer ist nicht Teil der XML-Datei selbst. Folglich sind der Zeitpunkt, zu dem das Dokument an das System gesendet wird, und der Zeitpunkt, zu dem es formell in den rechtlichen Verkehr gelangt, nun von großer Bedeutung für die Beurteilung, ob das Genehmigungsverfahren korrekt durchgeführt wurde.

Die restriktive Haltung der Steuerbehörde im KIS-Entscheid vom 27. Februar 2026

Im Mittelpunkt des Streits steht der individuelle Steuerbescheid, der vom Direktor der Nationalen Steuerinformationsbehörde in Polen (KIS) am 27. Februar 2026 unter dem Aktenzeichen 0112-KDIL1-3.4012.874.2025.2.KK erlassen wurde. Der Fall betraf ein Unternehmen, das in Zusammenarbeit mit seinen Subunternehmern, die alle aktive Mehrwertsteuerzahler in Polen waren, die Selbstfakturierung nutzte. Das Unternehmen stellte Rechnungen in deren Namen und in deren Auftrag aus, wobei das Verfahren vertraglich geregelt war. Als das Unternehmen der obligatorischen Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems in Polen (KSeF) unterworfen wurde, stellte sich die Frage, wie solche Genehmigungen korrekt zu organisieren seien.

Der Steuerpflichtige argumentierte, dass, da das polnische Umsatzsteuergesetz die Art der Genehmigung nicht im Detail regelt, auch eine Lösung akzeptabel sein sollte, bei der der Auftragnehmer die Rechnung nach deren Übermittlung an das KSeF genehmigt. Alternativ erwog das Unternehmen, den Auftragnehmern einen früheren PDF-Entwurf der Rechnung zuzusenden, der die wesentlichen Transaktionsdaten enthält, jedoch noch nicht die KSeF-Nummer und noch nicht die endgültige strukturierte Form. Die polnische Steuerbehörde lehnte beide Ansätze ab.

Nach Ansicht des Direktors der Nationalen Steuerinformationsbehörde (KIS) sollte die Genehmigung unmittelbar vor der rechtlichen Inverkehrbringung der Rechnung erfolgen, was in der Praxis bedeutet, dass sie vor dem Versand der XML-Datei an das KSeF erfolgen muss. Die Behörde stellte zudem fest, dass dem Verkäufer der Rechnungsinhalt im XML-Format zur Genehmigung vorgelegt werden müsse, nicht ein PDF-Entwurf. In der Entscheidung wurde ferner betont, dass die Genehmigung aktiv oder passiv erfolgen kann, sich jedoch auf den XML-Inhalt beziehen und vor der Übermittlung der Rechnung an das System stattfinden muss.

Dies stellt hohe Anforderungen an die Unternehmen in Polen. In der Praxis bedeutet dies, dass der Prozess so gestaltet sein muss, dass der Verkäufer das Dokument genehmigt, bevor es an KSeF übermittelt wird. Für Unternehmen, die große Mengen an Rechnungen bearbeiten, kann dies eine erhebliche operative Belastung darstellen, den Dokumentenfluss verlangsamen und neue Kontrollschritte erforderlich machen.

Warum diese Position ernsthafte Zweifel aufwirft

Das wichtigste Problem besteht darin, dass das polnische Umsatzsteuergesetz weder ausdrücklich die Genehmigung der XML-Datei vorschreibt, noch klar die Verpflichtung auferlegt, dass die Genehmigung erfolgen muss, bevor die Rechnung tatsächlich im nationalen E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) ausgestellt wird. Die Bestimmung bezieht sich auf ein Verfahren zur Genehmigung einzelner Rechnungen, lässt jedoch offen, ob dies ein Schritt vor der Ausstellung des Dokuments im System oder Teil einer späteren Überprüfung einer bereits erstellten Rechnung sein soll. Genau deshalb wirft die restriktive Auslegung der Behörde berechtigte Zweifel auf.

Ein weiteres Argument ist, dass in den offiziellen Mitteilungen des polnischen Finanzministeriums gleichzeitig betont wird, dass die Selbstfakturierung im KSeF wie bisher funktioniert und dass die einzige Änderung in der Erteilung der entsprechenden Systemberechtigungen an den Käufer besteht. Hätte der Gesetzgeber tatsächlich beabsichtigt, eine neue und strenge Verpflichtung zur Vorabgenehmigung der XML-Datei einzuführen, wäre zu erwarten, dass sich dieser Grundsatz entweder in der Gesetzgebung selbst oder in den offiziellen Umsetzungsleitlinien deutlicher widerspiegeln würde. Derzeit fehlt es an dieser Klarheit.

Die Zweifel sind auch praktischer Natur. XML ist ein technisches Format und nicht immer für die Überprüfung durch Menschen geeignet. Natürlich ist es möglich, eine lesbare Darstellung der in einer solchen Datei enthaltenen Daten zu erstellen, doch hat die Behörde in ihrer Entscheidung klar zwischen dem XML selbst und einem PDF-Entwurf unterschieden. Dies führt zu einem Spannungsverhältnis zwischen der technischen Funktionsweise des Systems und den Realitäten des alltäglichen Dokumentenworkflows in einem geschäftlichen Umfeld.

Es ist zudem wichtig, zwei getrennte Themen nicht zu verwechseln: die Übergangsfrist ohne Strafen für Fehler bei der Nutzung des nationalen E-Rechnungssystems in Polen (KSeF) und die Sicherung des Rechts auf Vorsteuerabzug. Das Fehlen von Systemstrafen im Jahr 2026 bedeutet nicht automatisch, dass ein falsch gestalteter Selbstabrechnungsprozess steuerlich neutral ist. Deshalb sollten Unternehmen die Entscheidung des KIS als ernstzunehmendes Warnsignal betrachten, auch wenn sie mit deren Ausrichtung nicht einverstanden sind.

Risiko des Verlusts des Vorsteuerabzugsrechts (VAT) – wo liegt die eigentliche Gefahr?

Das größte Risiko besteht heute nicht darin, dass die Selbstfakturierung als solche in Polen unzulässig wird. Die eigentliche Gefahr entsteht dann, wenn die Steuerbehörde zu dem Schluss kommt, dass die vom Käufer ausgestellte Rechnung nicht ordnungsgemäß genehmigt wurde. In diesem Fall kann sich die Behörde auf Artikel 88(3a)(5) des polnischen Mehrwertsteuergesetzes (VAT) stützen und das Recht auf Vorsteuerabzug aus diesem Dokument anfechten. Genau dieser Mechanismus wird in der Entscheidung des KIS vom 27. Februar 2026 mit einem fehlerhaften Genehmigungsverfahren in Verbindung gebracht.

In der Praxis kann das Risiko besonders real sein, wenn ein Unternehmen:

• die Genehmigung des Auftragnehmers erst einholt, nachdem die Rechnung bereits an das nationale E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) übermittelt wurde,
• zur Genehmigung lediglich ein PDF oder eine andere Darstellung anstelle des Inhalts der strukturierten Rechnung übermittelt,
• nicht nachweisen kann, wann und wie der Verkäufer das Dokument genehmigt hat,
• eine sehr allgemeine Selbstrechnungsklausel im Vertrag hat, in der Praxis jedoch nach einem anderen und undokumentierten Modell arbeitet.

Gleichzeitig wäre es zu weitreichend zu behaupten, dass jedes Unternehmen in Polen, das derzeit ein PDF-basiertes Genehmigungsmodell nutzt, automatisch seinen Anspruch auf Vorsteuerabzug verliert. Eine zutreffendere Schlussfolgerung lautet, dass nun ein erhöhtes Risiko für Auslegungsstreitigkeiten besteht, da es sich bei der KIS-Entscheidung um eine Einzelfallauslegung handelt und diese in Polen keine allgemeinverbindliche Rechtsquelle darstellt. Dennoch sollten Unternehmen sie aus praktischer Sicht nicht ignorieren, da sie die Ausrichtung künftiger Prüfungen und weiterer Entscheidungen beeinflussen könnte.

Was sollte ein Unternehmen in Polen in der Praxis tun?

Die Analyse der Gesetzgebung und des Urteils allein reicht nicht aus. Bei der Selbstfakturierung nach der Einführung des nationalen E-Rechnungssystems in Polen (KSeF) ist die entscheidende Frage, ob das Verfahren des Unternehmens konsistent, dokumentiert und im Falle einer Steuerprüfung vertretbar ist. In der Praxis sollte dieser Bereich Schritt für Schritt überprüft werden.

1. Überprüfung der Selbstabrechnungsvereinbarungen

Der erste Schritt sollte die Überprüfung der bestehenden Verträge mit Auftragnehmern sein. In vielen Fällen wurden diese Vereinbarungen vor der Einführung von KSeF entworfen und spiegeln nicht die Realität strukturierter Rechnungen wider. Wenn eine Vereinbarung nur einen allgemeinen Verweis auf die Rechnungsgenehmigung enthält, aber weder die Abfolge der Schritte noch die Art der Bestätigung oder die Fristen festlegt, lohnt es sich, sie zu präzisieren.

Es ist besonders wichtig, dass im Vertrag klar festgelegt ist:

• wer die Rechnung im Namen des Verkäufers ausstellt,
• wie der Verkäufer den Rechnungsinhalt genehmigt,
• ob es sich um eine aktive oder passive Genehmigung handelt,
• innerhalb welcher Frist der Auftragnehmer Einwände erheben kann,
• welche Konsequenzen es hat, wenn innerhalb der vereinbarten Frist keine Antwort eingeht.

2. Prüfen Sie, wie der Dokumentenworkflow tatsächlich funktioniert

In vielen Unternehmen in Polen ist das größte Problem nicht der Wortlaut des Vertrags selbst, sondern die Diskrepanz zwischen dem, was im Vertrag steht, und dem, was in der Praxis geschieht. Deshalb lohnt es sich, den tatsächlichen Prozess zu überprüfen und festzustellen, ob er dem aktuellen steuerlichen Risikoumfeld in Polen entspricht.

In der Praxis sollte das Unternehmen Folgendes überprüfen:

• wer die Rechnungsdaten erstellt,
• wer das Dokument generiert, bevor es an das nationale E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) gesendet wird,
• in welcher Form das Dokument dem Auftragnehmer zur Genehmigung vorgelegt wird,
• wo der Genehmigungsnachweis gespeichert wird,
• ob der genaue Zeitpunkt der Genehmigung zweifelsfrei festgestellt werden kann.

3. Prüfen, ob das derzeitige Verfahren verschärft werden sollte

Selbst wenn das Unternehmen die Position des KIS für zu restriktiv hält, lohnt es sich dennoch zu prüfen, ob das derzeitige Modell vorübergehend angepasst werden sollte, um einen vorsichtigeren Ansatz zu verfolgen. Dies ist besonders relevant für Unternehmen, die in großem Umfang Selbstfakturierung nutzen oder mit vielen Subunternehmern in Polen zusammenarbeiten.

In manchen Fällen kann es sinnvoll sein:

• eine Genehmigung des Dokuments einzuführen, bevor es an KSeF gesendet wird,
• sich nicht ausschließlich auf PDF-Entwürfe als Grundlage für die Genehmigung zu verlassen,
• eine zusätzliche Kontrollstufe einzuführen, bevor die Rechnung im System eingereicht wird,
• die Zuständigkeiten sowohl auf Seiten des Verkäufers als auch des Käufers zu klären.

4. Sichern Sie den Prüfpfad

Im Streitfall mit der Steuerbehörde kommt es nicht nur darauf an, wie das Verfahren beschrieben wurde, sondern auch darauf, ob das Unternehmen nachweisen kann, dass es tatsächlich eingehalten wurde. Aus diesem Grund lohnt es sich, für eine ordnungsgemäße Archivierung der Belege im Zusammenhang mit der Rechnungsfreigabe zu sorgen.

Insbesondere ist es ratsam, Folgendes zu sichern:

• E-Mail-Nachrichten bezüglich der Genehmigung oder von Kommentaren,
• Systemprotokolle, die den Dokumentenworkflow bestätigen,
• Versionen von Dokumenten, die dem Auftragnehmer vorgelegt wurden,
• Bestätigungen von Genehmigungsdaten und -zeiten,
• interne Regeln zur Aufbewahrung von Dokumenten für Prüfungszwecke.

5. Erwägen Sie die Beantragung eines individuellen Steuerauskunftsbescheids

Wenn das Unternehmen nach einem komplexeren Modell arbeitet oder ein Verfahren anwendet, das vom konservativsten Ansatz abweicht, kann es sich lohnen, einen individuellen Steuerbescheid in Polen zu beantragen. Dies beseitigt zwar nicht alle Risiken, kann aber für den konkreten Sachverhalt ein höheres Maß an Sicherheit bieten. Dies kann insbesondere dann gerechtfertigt sein, wenn die Selbstfakturierung eine große Anzahl von Dokumenten umfasst, verschiedene Abteilungen oder externe Stellen beteiligt sind oder das Unternehmen eigene Tools zur Verwaltung des Genehmigungsworkflows einsetzt.

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Lohnt es sich, die Abläufe bereits jetzt umzustellen?

Aus geschäftlicher Sicht lautet die Antwort ja. Zumindest sollten Unternehmen in Polen eine Überprüfung ihres aktuellen Modells vornehmen. Nicht jedes Unternehmen muss sofort denselben hochformalisierten XML-Genehmigungsprozess vor der Übermittlung an das nationale E-Rechnungssystem in Polen (KSeF) einführen. Jedes Unternehmen, das in Polen die Selbstfakturierung nutzt, sollte jedoch bereits jetzt wissen, ob sein aktuelles Verfahren einer Steuerprüfung oder einem Streitfall bezüglich des Vorsteuerabzugs realistisch standhalten könnte.

In der Praxis ist es heute am sichersten, davon auszugehen, dass die Selbstfakturierung nach der Einführung von KSeF kein Routinebereich mehr ist. Es handelt sich um einen Prozess, der rechtlich, steuerlich und organisatorisch angepasst werden muss. In Unternehmen, die einen umfangreichen E-Rechnungs-Workflow nutzen und mit vielen Vertragspartnern abrechnen, kann es sinnvoll sein, diesen Bereich im Rahmen einer umfassenderen Bewertung der Buchhaltungs- und Dokumentenprozesse zu überprüfen.

In solchen Situationen ist das Customer Invoice Portal von getsix® ebenfalls eine überlegenswerte Option, da es dabei hilft, den Workflow für Buchhaltungsbelege zu strukturieren, die Integration mit KSeF unterstützt und die Verwaltung der Rechnungsfreigabe an einem Ort ermöglicht. Dies erleichtert es, Verfahrensrisiken zu minimieren und das Unternehmen auf die praktischen Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung in Polen vorzubereiten.

FAQ – häufig gestellte Fragen

Die Selbstfakturierung bleibt auch nach der Einführung des obligatorischen nationalen E-Rechnungssystems in Polen (KSeF) zulässig. Dies geht sowohl aus dem polnischen Umsatzsteuergesetz (VAT) als auch aus den offiziellen Unterlagen des polnischen Finanzministeriums hervor, in denen betont wird, dass sich der Mechanismus mit der Einführung des Systems nicht grundlegend geändert hat. Die Frage ist daher nicht, ob Rechnungen weiterhin vom Käufer ausgestellt werden dürfen, sondern wie das Genehmigungsverfahren korrekt gestaltet werden sollte.

Die Entscheidung des KIS vom 27. Februar 2026 zeigt, dass die polnische Steuerbehörde ein sehr strenges Modell erwartet: die vorherige Genehmigung des Rechnungsinhalts im XML-Format, bevor die Rechnung an KSeF gesendet wird. Diese Position ergibt sich nicht eindeutig aus dem Wortlaut des Gesetzes, weshalb sie berechtigte Bedenken aufwirft. Dennoch sollte sie nicht ignoriert werden, da sie im Streitfall mit den Behörden dazu genutzt werden könnte, das Recht auf Vorsteuerabzug anzufechten.

Die derzeit sinnvollste Strategie besteht darin, die Verträge, den Genehmigungsprozess und den Nachweispfad zu überprüfen. Im Jahr 2026 sollte das Fehlen von Strafen für Fehler bei der Nutzung von KSeF kein falsches Gefühl der Sicherheit vermitteln, da das mit der Selbstabrechnung verbundene Risiko möglicherweise nicht in der technischen Nutzung des Systems selbst, sondern gerade im Bereich des Vorsteuerabzugs liegt.

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ELŻBIETA NARON
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