Quellensteuer (WHT) in Polen in Zahlen: Was die Quellensteuer-Statistiken für 2025 zeigen

Die Zahlen zur Quellensteuer in Polen zeigen, dass die Quellensteuer nicht mehr nur eine technische Verpflichtung im Zusammenhang mit grenzüberschreitenden Zahlungen ist. Die Statistiken für 2025 bestätigen, dass die Quellensteuer nach wie vor einer der sensibelsten Bereiche der Steuerabwicklung in Polen ist – sowohl hinsichtlich der Anzahl der eingereichten Unterlagen als auch hinsichtlich des Wertes der Gelder, die vorübergehend außerhalb der Kontrolle des Steuerpflichtigen verbleiben können.

Daten zu Anträgen auf Stellungnahmen zur Anwendung von Quellensteuervergünstigungen, WH-OSC-Erklärungen, Steuerrückerstattungen und Korrekturen in Bezug auf frühere Jahre deuten auf mehrere wichtige Trends hin. Unternehmen sichern ihre Abrechnungen häufiger im Voraus ab, nutzen Rückerstattungsverfahren verstärkt und überprüfen frühere Steuerzeiträume. In der Praxis bedeutet dies, dass die Quellensteuer nicht nur eine korrekte Einstufung von Zahlungen erfordert, sondern auch einen gut dokumentierten Entscheidungsprozess.

Weitere Informationen zum Quellensteuermechanismus selbst, zu Zahlungen, die der Quellensteuer unterliegen, zu den Pflichten des Zahlers und zu den Regeln für die Anwendung von Steuervergünstigungen finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden: Quellensteuer (WHT) in Polen 2026 – ein umfassender Leitfaden.

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Quellensteuer in Polen im Jahr 2025 – warum die Daten für Unternehmen wichtig sind

Die Quellensteuer-Statistiken für 2025 sind nicht nur für Steuerberater und Finanzabteilungen relevant. Sie haben auch direkte praktische Bedeutung für Unternehmen, die Zahlungen an ausländische Auftragnehmer, verbundene Unternehmen, Aktionäre, Kreditgeber, Lizenzgeber oder andere Gebietsfremde leisten.

In der Praxis kann die Quellensteuer in Polen unter anderem auf folgende Zahlungen anfallen:

• Dividenden, 
• Zinsen, 
• Lizenzgebühren, 
• ausgewählte immaterielle Dienstleistungen, 
• bestimmte Zahlungen innerhalb von Unternehmensgruppen, 
• ausgewählte Finanz- und eigentumsbezogene Transaktionen mit ausländischen Unternehmen. 

Die Daten für 2025 zeigen, dass Unternehmen die Quellensteuer zunehmend als einen Bereich betrachten, der eines systematischen Managements bedarf. Es geht nicht mehr nur darum, eine Steueransässigkeitsbescheinigung zu prüfen oder den richtigen Steuersatz anzuwenden. Ebenso wichtig sind die Überprüfung des Status als wirtschaftlicher Eigentümer, die Durchführung einer Sorgfaltsprüfung, die Beurteilung, ob eine Befreiung oder ein ermäßigter Steuersatz angewendet werden kann, sowie die Dokumentation des gesamten Prozesses.

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782 Anträge auf Stellungnahmen zu Quellensteuervergünstigungen (WHT) – Wachstum und Auswirkungen der Zyklizität

Im Jahr 2025 wurden insgesamt 782 Anträge auf Stellungnahmen zur Anwendung von Quellensteuervergünstigungen beim Finanzamt Lublin (Lubelski Urząd Skarbowy) eingereicht. Diese Zahl umfasste:

• 629 WH-WOP-Anträge, die von Quellensteuerabführern eingereicht wurden, 
• 153 WH-WOZ-Anträge, die von Steuerpflichtigen eingereicht wurden. 

Dies stellt einen deutlichen Anstieg gegenüber dem Jahr 2024 dar, als 662 Anträge eingereicht wurden. Gleichzeitig liegt die Zahl weiterhin deutlich unter dem Wert von 2022, dem ersten Jahr der Anwendung der neuen Vorschriften, in dem die Behörde 1.374 Anträge erhielt.

Diese Struktur könnte auf einen zyklischen Effekt hindeuten. Stellungnahmen zur Anwendung von Quellensteuervergünstigungen (WHT) werden für einen bestimmten Zeitraum erteilt, was bedeutet, dass einige Steuerzahler und Überweisende im Jahr 2025 möglicherweise einen zuvor erworbenen Schutz verlängert haben, insbesondere in der Anfangsphase der neuen Regelungen.

Aus unternehmerischer Sicht bleibt eine Stellungnahme zur Anwendung von Quellensteuervergünstigungen ein wichtiges Instrument zur Risikominimierung. Sie ermöglicht die Anwendung einer steuerlichen Vorzugsbehandlung ohne Steuererhebung im Rahmen des Zahlungs- und Erstattungsmechanismus, sofern die erforderlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Dies bedeutet jedoch keine automatische Sicherheit. Die Vorbereitung eines Antrags erfordert eine fundierte Begründung sowie Unterlagen und Informationen, die das Recht auf die Anwendung der Vorzugsbehandlung bestätigen. In größeren Kapitalgruppen oder bei Zahlungen mit hohem Wert ist zudem die Übereinstimmung zwischen steuerlichen, vertraglichen und finanziellen Unterlagen unerlässlich.

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2.322 WH-OSC-Erklärungen – ein schnellerer Weg, aber größere Verantwortung

Eine der auffälligsten Kennzahlen für das Jahr 2025 ist die Anzahl der WH-OSC-Erklärungen. Im Laufe des Jahres wurden insgesamt 2.322 Erklärungen eingereicht, verglichen mit 2.131 im Jahr 2024 und 2.126 im Jahr 2023. Dies bedeutet, dass nach einer Phase relativer Stabilität ein deutlicherer Anstieg des Interesses an diesem Weg zur Abwicklung von Quellensteuerabrechnungen zu verzeichnen war. Die WH-OSC-Erklärung ist eine schnellere Lösung als das Warten auf eine Stellungnahme zur Anwendung von Quellensteuervergünstigungen. Sie ermöglicht es dem Überweiser, keine Steuer einzubehalten oder Vergünstigungsregeln anzuwenden, bringt jedoch auch eine erhebliche Verantwortung für die Personen mit sich, die die Erklärung unterzeichnen.

In der Praxis bestätigen der Vorstand oder die zur Vertretung des Überweisers befugten Personen, dass sie:

• über die erforderlichen Unterlagen verfügen, 
• die erforderliche Überprüfung durchgeführt haben, 
• keine Kenntnis von Umständen haben, die die Annahme rechtfertigen, dass Umstände vorliegen, die die Anwendung von Quellensteuervergünstigungen ausschließen. 

Aus geschäftlicher Sicht zeigt die Zunahme der WH-OSC-Erklärungen, dass Unternehmen nach Lösungen suchen, die aus operativer Sicht flexibler und schneller sind. Gleichzeitig sollte dieser Weg nicht als reine Verwaltungsformalität betrachtet werden. Wenn der Überprüfungsprozess nicht zuverlässig durchgeführt wurde, kann die Erklärung sowohl das persönliche als auch das steuerliche Risiko erhöhen.

Aus diesem Grund müssen viele Unternehmen ihre internen Verfahren zur Quellensteuer (WHT) organisieren: Wer leitet die Prüfung ein, wer sammelt die Unterlagen, wer beurteilt den Status des Vertragspartners, wer genehmigt die Anwendung von Vergünstigungen und wer ist für die Archivierung der Unterlagen im Falle einer Steuerprüfung zuständig?

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Quellensteuerrückerstattungen: über 2,44 Mrd. PLN an Steuerzahler zurückgezahlt

Eine der wichtigsten Erkenntnisse aus den Daten für 2025 ist das Ausmaß der Quellensteuerrückerstattungen. Insgesamt wurden mehr als 2,44 Mrd. PLN an Quellensteuer an die Steuerzahler zurückgezahlt.

Dieser Betrag setzte sich hauptsächlich aus zwei Bereichen zusammen:

• Rückerstattungen im Rahmen des „Pay-and-Refund“-Mechanismus, 
• sowie festgestellte Überzahlungen gemäß der polnischen Steuerverordnung. 

Im Jahr 2025 wurden 604 Rückerstattungsanträge im Rahmen des „Pay-and-Refund“-Mechanismus gestellt, und der Gesamtbetrag der gewährten Rückerstattungen überstieg 1,13 Mrd. PLN. Dieser Mechanismus gilt im Allgemeinen für Zahlungen an einen einzelnen Steuerzahler, die den Schwellenwert von 2 Mio. PLN überschreiten.

Eine noch stärkere Dynamik ist im Bereich der Anträge auf Feststellung von Überzahlungen zu beobachten. Im Jahr 2025 prüfte das Finanzamt Lublin 4.440 Fälle, wobei 4.207 neue Anträge eingereicht wurden. Der Betrag der festgestellten Überzahlungen belief sich auf über 1,3 Mrd. PLN, verglichen mit etwa 787 Mio. PLN im Jahr 2024.

Dies ist ein wichtiges Signal für Unternehmen. Der steigende Wert der Rückerstattungen zeigt, dass Unternehmen zunehmend einen vorsichtigen Ansatz wählen: Sie zahlen zunächst die Steuer ein und beantragen dann eine Rückerstattung. Dieses Modell mag zwar bestimmte Steuerrisiken verringern, wirkt sich aber auch auf die Liquidität aus.

In der Praxis kann die an der Quelle einbehaltene Quellensteuer dazu führen, dass erhebliche Geldmittel über viele Monate hinweg blockiert sind. Für Unternehmen, die regelmäßig grenzüberschreitende Zahlungen tätigen – insbesondere innerhalb von Unternehmensgruppen –, kann dies erhebliche Auswirkungen auf das Finanzmanagement, die Dividendenplanung, die konzerninterne Finanzierung oder die Abrechnung von Lizenzgebühren haben.

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Der Mechanismus der Vorauszahlung und Rückerstattung und die Unternehmensliquidität

Der Zahlungs- und Erstattungsmechanismus ist besonders wichtig bei Zahlungen mit hohem Wert. Kann der Zahler zum Zeitpunkt der Zahlung keine Vorzugsbehandlung in Anspruch nehmen, zieht er die Steuer zu inländischen Sätzen ein; anschließend kann der Steuerpflichtige oder Zahler eine Erstattung beantragen.

Aus Sicht der polnischen Steuerbehörden stärkt dieser Mechanismus die Kontrolle über die Anwendung von Quellensteuervergünstigungen. Aus Sicht der Unternehmen verursacht er jedoch einen erheblichen administrativen und finanziellen Aufwand.

Ein Unternehmen muss:

• feststellen, ob eine bestimmte Zahlung der Quellensteuer (WHT) unterliegt, 
• beurteilen, ob der Schwellenwert von 2 Millionen PLN überschritten wurde, 
• prüfen, ob eine Befreiung oder ein ermäßigter Steuersatz angewendet werden kann, 
• Dokumente sammeln, die das Recht auf eine Vorzugsbehandlung bestätigen, 
• einen Erstattungsantrag erstellen, 
• auf zusätzliche Fragen der Steuerbehörde vorbereitet sein, 
• den Zeitaufwand für die Erlangung einer Entscheidung einkalkulieren.

Die Daten für 2025 zeigen, dass Rückerstattungsmechanismen kein nebensächlicher Bestandteil des Systems sind. Es geht dabei um Beträge in Milliardenhöhe (in polnischen Zloty). Für Unternehmen bedeutet dies, dass die Cashflow-Planung und die Analyse der Quellensteuer bereits vor einer Zahlung erfolgen sollten und nicht erst in der abschließenden Überweisungsphase.

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Quellensteuerberichterstattung und Korrekturen für vergangene Jahre – die wachsende Bedeutung von Steuerprüfungen

Ein weiteres wichtiges Element der Statistiken für 2025 ist der Anstieg der Anzahl der eingereichten CIT-10Z-Erklärungen und IFT-2R-Informationsformulare. Allein im Jahr 2025 wurden mehr als 16.000 CIT-10Z-Formulare eingereicht, verglichen mit rund 14.000 im Jahr 2024.

Ein Teil dieses Anstiegs lässt sich durch das natürliche Wachstum der Zahl der in Polen tätigen Unternehmen erklären. Dies ist jedoch nicht die einzige Erklärung. Die Daten zeigen auch die wachsende Bedeutung von Unterlagen aus früheren Jahren.

Dies könnte darauf hindeuten, dass historische Quellensteuerabrechnungen häufiger überprüft werden. Unternehmen analysieren frühere Zahlungen, überprüfen Unterlagen, beurteilen, ob Vergünstigungen korrekt angewendet wurden, und reichen – falls erforderlich – Korrekturen oder zusätzliche Formulare ein.

Dieser Trend ist im aktuellen polnischen Steuerumfeld logisch. Die Quellensteuer ist ein Bereich, in dem Risiken nicht immer zum Zeitpunkt der Zahlung auftreten. Sie können später entstehen, beispielsweise bei einer Steuerprüfung, einer Konzernprüfung, einem Due-Diligence-Prozess, einer Prüfung durch die Steuerbehörde oder einer geänderten Auslegung hinsichtlich des wirtschaftlichen Eigentümers einer Zahlung.

Aus diesem Grund sollten Unternehmen die Quellensteuer nicht nur als laufende Verpflichtung betrachten, sondern auch als einen Bereich, der einer regelmäßigen Überprüfung bedarf. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die seit Jahren im Rahmen wiederkehrender Vereinbarungen ähnliche Zahlungen ins Ausland leisten.

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Ablehnungen in Quellensteuerfällen und das Risiko von Steuerprüfungen

Auf den ersten Blick könnten einige der Daten aus dem Jahr 2025 auf eine Verbesserung der Lage der Steuerzahler hindeuten. Die Zahl der Ablehnungen bei der Abgabe von Stellungnahmen zur Anwendung von Quellensteuervergünstigungen sank von 72 im Jahr 2024 auf 24 im Jahr 2025. Auch die Zahl der Ablehnungen bei Steuerrückerstattungen im Rahmen des Zahl- und Erstattungsverfahrens ging zurück – von 34 auf 28.

Diese Zahlen sollten jedoch nicht als Zeichen dafür interpretiert werden, dass die Quellensteuer zu einem risikoarmen Bereich geworden ist. Der Rückgang der Ablehnungen kann auf mehrere Faktoren zurückzuführen sein. Möglicherweise haben die Steuerzahler ihre Anträge besser vorbereitet, eine besser organisierte Dokumentation verwendet oder waren bei der Auswahl der Fälle, in denen sie sich für die Anwendung des Verfahrens entschieden haben, vorsichtiger. Auch die Erläuterungen zur Quellensteuer könnten dem Markt einen klareren Anhaltspunkt gegeben haben.

Gleichzeitig bleibt die allgemeine Ausrichtung der polnischen Steuerverwaltung selektiv und konzentriert sich auf Bereiche mit hohem Potenzial für zusätzliche Steuerfestsetzungen. Im Jahr 2025 ging die Zahl der Zoll- und Steuerprüfungen zurück, doch der Wert der Feststellungen aus diesen Prüfungen stieg. Dies bedeutet, dass die Behörden Fälle sorgfältiger auswählen und sich dabei auf Bereiche konzentrieren, in denen potenzielle Unregelmäßigkeiten einen erheblichen Wert haben könnten.

Die Quellensteuer (WHT) passt gut zu diesem Prüfungsmodell. Sie betrifft grenzüberschreitende Zahlungen, häufig Transaktionen mit hohem Wert, Kapitalverbindungen, Beteiligungsstrukturen, Konzernfinanzierungen und Lizenzvereinbarungen. Dies sind Bereiche, in denen die Behörden die wirtschaftlichen Gründe für Transaktionen, den Status des wirtschaftlichen Eigentümers und die Rechtfertigung für gewährte Vergünstigungen eingehend prüfen können.

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Der Status des wirtschaftlichen Eigentümers bleibt ein zentraler Analysepunkt

Eines der wichtigsten praktischen Themen im Zusammenhang mit der Quellensteuer ist nach wie vor der Status des wirtschaftlichen Eigentümers der Zahlung. Die Daten aus dem Jahr 2025 ändern nichts an dieser Schlussfolgerung, zeigen jedoch deren praktische Bedeutung.

Die Überprüfung des Status des wirtschaftlichen Eigentümers sollte sich nicht auf eine formelle Erklärung der Gegenpartei beschränken. Je nach den Umständen kann es erforderlich sein, zu prüfen, ob der Zahlungsempfänger:

• die Zahlung zu seinem eigenen Vorteil erhält, 
• nicht lediglich ein Vermittler ist, 
• eine echte Geschäftstätigkeit ausübt, 
• das mit der Forderung verbundene wirtschaftliche Risiko trägt, 
• über eine angemessene organisatorische und entscheidungsrelevante Substanz verfügt, 
• die Zahlung nicht in einer Weise weiterleitet, die auf eine künstliche Struktur hindeutet. 

Für Unternehmen bedeutet dies, dass die Analyse über die Steueransässigkeitsbescheinigung allein hinausgehen muss. Die Bescheinigung ist ein wichtiges Dokument, bestimmt jedoch für sich genommen nicht den Anspruch auf die Anwendung von Quellensteuervergünstigungen. Eine umfassendere Betrachtung der Transaktion, der Gegenpartei und des Zwecks der Zahlung ist erforderlich.

Die Dokumentation ist in diesem Bereich besonders wichtig. Sollte die Steuerbehörde die angewandte Vorzugsregelung Jahre später beanstanden, sollte das Unternehmen nachweisen können, auf welcher Grundlage es beschlossen hat, keine Steuer zu erheben oder einen niedrigeren Steuersatz anzuwenden.

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Was bedeuten die Quellensteuer-Statistiken für 2025 für Unternehmen?

Die Daten für 2025 lassen mehrere praktische Schlussfolgerungen zu.

Erstens bleibt die Quellensteuer ein Bereich von erheblichem finanziellem Wert. Rückerstattungen in Höhe von über 2,44 Mrd. PLN zeigen, dass die Quellensteuer einen echten Einfluss auf die Liquidität von Unternehmen hat.

Zweitens nimmt die Bedeutung von Schutzmaßnahmen zu. Die steigende Zahl von Stellungnahmen zur Anwendung von Quellensteuervergünstigungen und WH-OSC-Erklärungen deutet darauf hin, dass Unternehmen zunehmend nach formalen oder verfahrenstechnischen Möglichkeiten suchen, um Risiken zu minimieren.

Drittens greifen Unternehmen häufiger auf historische Abrechnungen zurück. Die Zunahme von Dokumenten aus früheren Jahren könnte auf eine steigende Anzahl von Prüfungen, Korrekturen und Überprüfungen früherer Zahlungen hindeuten.

Viertens bedeutet der Rückgang der Ablehnungen nicht, dass das Prüfungsrisiko sinkt. Die Behörden konzentrieren sich weiterhin auf Bereiche mit hohem Wert und hohem Risiko, und die Quellensteuer gehört eindeutig zu dieser Kategorie.

Fünftens sollte die Quellensteuer nicht nur von der Steuerabteilung analysiert werden. In der Praxis erfordert dies die Zusammenarbeit zwischen den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen, Management, Rechtsabteilung sowie den Verantwortlichen für Beziehungen zu verbundenen Unternehmen und ausländischen Auftragnehmern.

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So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf Quellensteuerabrechnungen in den kommenden Jahren vor

Die Statistiken für 2025 zeigen, dass Unternehmen die Quellensteuer als strukturierten Prozess betrachten sollten. Das größte Risiko besteht nicht nur in einem falschen Steuersatz, sondern auch darin, nicht nachweisen zu können, dass das Unternehmen mit der gebotenen Sorgfalt gehandelt hat.

In der Praxis lohnt es sich insbesondere zu überprüfen:

• welche Arten von Auslandszahlungen im Unternehmen anfallen, 
• ob Zahlungen für Quellensteuerzwecke korrekt klassifiziert sind, 
• ob der Schwellenwert von 2 Millionen PLN für einen bestimmten Steuerpflichtigen überwacht wird, 
• ob das Unternehmen über aktuelle Steuerwohnsitzbescheinigungen verfügt, 
• ob der Status des wirtschaftlichen Eigentümers überprüft wird, 
• ob ein Verfahren zur Anwendung von Befreiungen und ermäßigten Sätzen existiert, 
• ob Entscheidungen im Zusammenhang mit WH-OSC ordnungsgemäß dokumentiert sind, 
• ob frühere Steuerjahre überprüft werden müssen, 
• ob im Falle einer Prüfung Unterlagen verfügbar und geordnet sind. 

Für Unternehmen, die regelmäßig grenzüberschreitende Zahlungen tätigen, kann auch eine interne Quellensteuer-Matrix hilfreich sein. Ein solches Dokument ermöglicht es, Zahlungsarten den entsprechenden Steuerregeln zuzuordnen, erforderliche Unterlagen zu definieren, verantwortliche Personen zu benennen und die Vorgehensweise des Unternehmens zu standardisieren.

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Quellensteuer als Bereich des Steuerrisikomanagements

Die Quellensteuer wird immer seltener als reine Buchhaltungsaufgabe behandelt. In der Praxis wird sie zunehmend zu einem Element des Steuerrisikomanagements im Unternehmen.

Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die:

• in internationalen Unternehmensgruppen tätig sind, 
• Dividenden ins Ausland ausschütten, 
• konzerninterne Finanzierungen nutzen, 
• Zinsen, Lizenzgebühren oder Honorare für immaterielle Dienstleistungen zahlen, 
• Zahlungen an Holdinggesellschaften leisten, 
• Doppelbesteuerungsabkommen nutzen, 
• Befreiungen aufgrund von EU-Vorschriften anwenden. 

In solchen Fällen sollte die Quellensteuer bereits in der Planungsphase der Transaktion berücksichtigt werden, nicht erst bei der tatsächlichen Überweisung. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, die steuerlichen Konsequenzen im Voraus abzuschätzen, Unterlagen zu sammeln und das Risiko späterer Korrekturen oder Streitigkeiten mit den Behörden zu verringern.

Bei komplexeren grenzüberschreitenden Zahlungen können Unternehmen eine Zusammenarbeit mit getsix® im Bereich der Quellensteuerunterstützung in Polen (WHT) in Betracht ziehen, insbesondere bei der Analyse der Verpflichtungen des Zahlers, der Überprüfung der Quellensteuerdokumentation und der Beurteilung der Möglichkeit der Anwendung von Steuervergünstigungen.

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Die Zahlen zur Quellensteuer in Polen für das Jahr 2025 zeigen, dass die Quellensteuer nach wie vor einer der wichtigsten Steuerbereiche für Unternehmen ist, die an internationalen Transaktionen beteiligt sind. Die steigende Anzahl von WH-OSC-Erklärungen, der hohe Wert der Rückerstattungen, die zunehmende Bedeutung von Überzahlungen und die höhere Anzahl von Dokumenten aus früheren Jahren lassen alle auf eine Schlussfolgerung schließen: Unternehmen gehen in diesem Bereich aktiver vor, doch das Ausmaß des Risikos bleibt erheblich.

Die wichtigste Erkenntnis für Unternehmen ist praktischer Natur. Die Quellensteuer erfordert ein organisiertes Verfahren, eine aktuelle Dokumentation und regelmäßige Überprüfungen. Die bloße Wiederholung des bisherigen Abrechnungsansatzes reicht möglicherweise nicht mehr aus, insbesondere wenn Zahlungen an verbundene Unternehmen, über Holdingstrukturen, im Rahmen von Finanzierungen oder Lizenzvereinbarungen erfolgen.

getsix® unterstützt Unternehmen bei der Analyse von Quellensteuerabrechnungen, der Erstellung von Dokumentation, der Beurteilung des Anspruchs auf Präferenzen sowie der Überprüfung aktueller und historischer grenzüberschreitender Zahlungen. Ein ordnungsgemäß gestalteter Quellensteuerprozess kann das Steuerrisiko verringern, die Abrechnungen verbessern und die Sicherheit der vom Management getroffenen Entscheidungen stärken. Kontaktieren Sie uns.

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