KI im Personalwesen in Polen – neue Verpflichtungen für Arbeitgeber bei der Personalbeschaffung und Mitarbeiterbeurteilung

Bewerbungssichtung, der Kandidatenbeurteilung, des Mitarbeitermanagements und der Organisation von HR-Prozessen eingesetzt. Für Arbeitgeber bedeutet dies nicht nur neue Möglichkeiten zur Automatisierung, sondern auch eine wachsende Notwendigkeit, zu kontrollieren, wie KI-Systeme Entscheidungen in Bezug auf Bewerber und Mitarbeiter beeinflussen.

In einem früheren Artikel haben wir die allgemeinen Auswirkungen künstlicher Intelligenz auf den Arbeitsmarkt, die Qualifikationen und die Arbeitsorganisation erörtert: KI und der Arbeitsmarkt in Polen – Chancen, Risiken und Herausforderungen für Arbeitgeber. Diesmal ist das zentrale Thema eher praktischer Natur: Wie können Arbeitgeber in Polen KI in HR-Prozessen rechtskonform einsetzen?

Die Bedeutung dieser Frage nimmt aufgrund des Gesetzes der Europäischen Union über künstliche Intelligenz (KI-Gesetz) zu. Diese Verordnung gilt nicht nur für Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln. Sie kann auch Verpflichtungen für Organisationen begründen, die solche Systeme nutzen, darunter Arbeitgeber, die KI bei der Personalbeschaffung, der Mitarbeiterbewertung, der Leistungsüberwachung oder bei Personalentscheidungen einsetzen. Der KI-Gesetzentwurf verfolgt einen risikobasierten Ansatz, und KI-Systeme im Beschäftigungsbereich können gemäß Anhang III in die Kategorie „hohes Risiko“ fallen.

Für in Polen tätige Unternehmen bedeutet dies, den Schritt von einer allgemeinen Diskussion über Innovation hin zu einem praktischen Compliance-Management zu vollziehen. Die Einführung von KI im Personalwesen sollte nicht nur von der Personalabteilung, sondern auch von den Verantwortlichen für Arbeitsrecht, Datenschutz, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Informationssicherheit und Risikomanagement geprüft werden.

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Warum erfordert KI im Personalwesen besondere Vorsicht?

HR-Prozesse wirken sich direkt auf die berufliche Situation einzelner Personen aus. Entscheidungen in diesem Bereich können den Zugang zu Beschäftigung, die Arbeitsbedingungen, Beförderungen, die Aufgabenverteilung, die Leistungsbeurteilung, die Höhe von Prämien oder die Beendigung der Zusammenarbeit beeinflussen. Aus diesem Grund kann der Einsatz künstlicher Intelligenz im Personalwesen nicht als rein technisches Thema behandelt werden.

Das Risiko beschränkt sich nicht auf die Möglichkeit, dass ein System ein falsches Ergebnis liefert. Es ist auch wichtig zu verstehen, welche Daten das System verwendet, welche Kriterien es berücksichtigt, ob das Ergebnis für einen menschlichen Prüfer nachvollziehbar ist und ob es zu einer indirekten Ungleichbehandlung von Bewerbern oder Mitarbeitern führen kann.

Beispielsweise könnte ein System zur Analyse von Bewerbungen bestimmte Schlüsselwörter, Karrierewege oder Beschäftigungsmuster bevorzugen, die für eine bestimmte Position eigentlich nicht erforderlich sind. Ein Instrument zur Leistungsbeurteilung wiederum könnte sich zu stark auf messbare Aktivitätsindikatoren konzentrieren und dabei die Arbeitsqualität, den Aufgabenkontext oder das Maß an Verantwortung außer Acht lassen.

Ein Arbeitgeber sollte daher nicht nur wissen, ob das Unternehmen ein KI-Tool einsetzt, sondern auch, welche Rolle dieses Tool im Entscheidungsprozess spielt. Ein System, das bei der Erstellung einer Stellenanzeige hilft, sollte anders bewertet werden als ein System, das Bewerber filtert, Bewerbungen bewertet oder eine Entscheidung über eine Beförderung empfiehlt.

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Wann kann ein KI-System im Personalwesen als risikoreich eingestuft werden?

Die EU-Vorschriften zur künstlichen Intelligenz basieren auf einem risikobasierten Modell.Je größer die potenziellen Auswirkungen eines KI-Systems auf die Rechte und die Situation von Personnen sind, desto umfangreicher sind die Anforderungen an dessen Einsatz.

Im Personalwesen sollte besonderes Augenmerk auf Systeme gelegt werden, die als risikoreich eingestuft werden können. Anhang III des EU-KI-Gesetzes umfasst Systeme, die in den Bereichen Beschäftigung, Personalmanagement und Zugang zur Selbstständigkeit eingesetzt werden. 

Dazu gehören insbesondere:

• KI-Systeme, die für die Personalbeschaffung oder -auswahl, 
• gezielte Stellenanzeigen, 
• die Analyse und Filterung von Bewerbungen, 
• die Bewertung von Bewerbern, 
• Entscheidungen, die Arbeitsbeziehungen betreffen, 
• Entscheidungen, die Beförderungen oder Kündigungen betreffen, 
• die Zuweisung von Aufgaben auf der Grundlage von Verhalten oder persönlichen Merkmalen sowie 
• die Überwachung oder Bewertung der Leistung und des Verhaltens von Mitarbeitern eingesetzt werden sollen.

Das bedeutet nicht, dass jedes von einer Personalabteilung eingesetzte Tool automatisch ein KI-System mit hohem Risiko darstellt. Entscheidend sind der Zweck des Systems, seine Funktion und seine tatsächlichen Auswirkungen auf Entscheidungen, die einzelne Personen betreffen. Je bedeutender die Ergebnisse des Systems für die Situation eines Bewerbers oder Mitarbeiters sind, desto gründlicher sollte die rechtliche und organisatorische Prüfung sein.

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Arbeitgeber in Polen können eigene Verpflichtungen haben

Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, dass die Verantwortung für die KI-Compliance allein beim Systemanbieter liegt. In der Praxis kann ein Arbeitgeber, der ein KI-Tool einsetzt, als Organisation, die das System unter ihrer Kontrolle einsetzt, eigene Verpflichtungen haben.

Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn ein Unternehmen eine externe Rekrutierungsplattform, ein Personalmanagementsystem, ein Tool zur Produktivitätsanalyse, ein Modul zur Mitarbeiterbeurteilung oder eine Lösung zur Unterstützung von Personalentscheidungen nutzt. Selbst wenn das System von einem externen Anbieter bereitgestellt wurde, entscheidet der Arbeitgeber, in welchem Prozess es eingesetzt wird, welche Daten in das System eingegeben werden und welchen Einfluss die Ergebnisse des Systems auf die endgültige Entscheidung haben. 

Vor der Einführung oder weiteren Nutzung von KI im Personalwesen sollten Arbeitgeber in Polen Folgendes klären:

• in welchen HR-Prozessen KI-Systeme zum Einsatz kommen, 
• ob die Systemergebnisse Entscheidungen über Bewerber oder Mitarbeiter beeinflussen, 
• wer das System innerhalb der Organisation überwacht, 
• ob die Nutzer die Grenzen des Systems verstehen, 
• ob Bewerber und Mitarbeiter angemessen über den Einsatz von KI informiert werden, 
• ob der Anbieter die für eine vorschriftsmäßige Nutzung des Tools erforderliche Dokumentation bereitstellt. 

Der Abschluss eines Softwarevertrags mit einem Anbieter reicht nicht aus. Der Arbeitgeber sollte nachweisen können, dass er versteht, wie das Tool innerhalb der Organisation genutzt wird und welche Sicherheitsvorkehrungen getroffen wurden.

Besondere Vorsicht ist auch dann geboten, wenn der Arbeitgeber ein System in einer Weise nutzt, die von dessen ursprünglich vorgesehenem Verwendungszweck abweicht, oder dessen Funktionsweise erheblich verändert. In solchen Fällen kann der Verantwortungsbereich des Unternehmens weiter gefasst sein als bei der standardmäßigen Nutzung eines vorgefertigten Tools.

Für Unternehmen, die Unterstützung bei der Strukturierung von HR-Prozessen, der Mitarbeiterdokumentation oder der Einhaltung von Vorschriften im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigen, können professionelle HR und Lohnbuchhaltung in Polen innerhalb eines klaren organisatorischen Rahmens eingeführt wird.

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KI in der Personalbeschaffung – wo liegt das größte Risiko?

Die Personalbeschaffung ist einer der häufigsten Bereiche, in denen KI im Personalwesen eingesetzt wird. KI-Systeme können die Erstellung von Stellenanzeigen, die Analyse von Lebensläufen, die Vorauswahl von Bewerbungen, die Organisation von Kandidaten, die Vorbereitung von Interviewfragen oder die Bewertung von Antworten unterstützen.

Das größte Risiko entsteht, wenn das System mehr tut, als nur die Arbeit des Personalverantwortlichen zu optimieren, und einen tatsächlichen Einfluss darauf hat, ob ein Kandidat die nächste Stufe des Bewerbungsverfahrens erreicht. Dies kann Situationen umfassen, in denen das Tool Bewerbungen automatisch ablehnt, Bewerbern Punktzahlen zuweist, Ranglisten erstellt oder die Personen empfiehlt, die als am besten für die Stelle geeignet angesehen werden.

In einem solchen Modell sollte der Arbeitgeber überprüfen, ob die vom System angewandten Kriterien mit den Anforderungen der Stelle in Zusammenhang stehen, ob das Ergebnis nachvollziehbar ist, ob der Personalverantwortliche es hinterfragen kann und ob der Bewerber nicht auf der Grundlage von Daten bewertet wird, die in keinem Zusammenhang mit der Stelle stehen.

Besondere Vorsicht ist bei Tools geboten, die versprechen, Persönlichkeitsmerkmale, kulturelle Eignung, Potenzial oder zukünftige Leistung zu bewerten. Solche Konzepte lassen sich möglicherweise nur schwer präzise definieren, und ihre automatisierte Bewertung kann zu intransparenten oder diskriminierenden Entscheidungen führen.

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KI bei der Mitarbeiterbewertung und im Personalmanagement in Polen

KI im Personalwesen kann auch nach der Einstellung eines Mitarbeiters zum Einsatz kommen. KI-Systeme können Arbeitsergebnisse, Aktivitäten in Unternehmens-Tools, die Pünktlichkeit bei der Erledigung von Aufgaben, Verkaufsdaten, Kommunikation, Anwesenheit, Teamleistung oder andere operative Indikatoren analysieren.

Solche Tools können das Unternehmensmanagement unterstützen, erfordern jedoch einen umsichtigen Umgang. Die Mitarbeiterbewertung sollte nicht ausschließlich auf einem automatisch generierten Ergebnis basieren, insbesondere wenn das System nicht den gesamten Arbeitskontext berücksichtigt. Quantitative Daten können zwar nützlich sein, spiegeln jedoch nicht immer die Qualität, die Komplexität der Aufgaben, das Verantwortungsniveau oder die Umstände wider, die die Arbeitsergebnisse beeinflussen.

Dies ist besonders wichtig, wenn die Ergebnisse des Systems Auswirkungen auf die Höhe von Prämien, regelmäßige Beurteilungen, die Zuweisung von Aufgaben, Beförderungsentscheidungen, Änderungen im Aufgabenbereich oder die Beendigung der Zusammenarbeit haben können. In solchen Fällen ist eine echte menschliche Kontrolle erforderlich.

Die für die Entscheidung verantwortliche Person sollte in der Lage sein, die Ergebnisse des Systems zu überprüfen, zusätzliche Umstände zu berücksichtigen und eine Entscheidung zu treffen, die von der Empfehlung des KI-Tools abweicht.

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Menschliche Aufsicht und Informationspflichten

Eine der zentralen Anforderungen für den Einsatz von KI-Systemen mit hohem Risiko ist die menschliche Aufsicht. Im Personalwesen ist dies besonders wichtig, da Entscheidungen in diesem Bereich die berufliche Situation einzelner Personen betreffen. Die menschliche Aufsicht sollte nicht darin bestehen, die Ergebnisse des Systems mechanisch zu genehmigen. Wenn ein Personalverantwortlicher oder Vorgesetzter eine algorithmische Empfehlung einfach akzeptiert, ohne eine echte Möglichkeit zu haben, sie zu bewerten, kann kaum von einer echten Kontrolle gesprochen werden.

Die Person, die die Aufsicht ausübt, sollte verstehen, wofür das System eingesetzt wird, dessen Grenzen kennen, erkennen, wann die Ergebnisse möglicherweise falsch oder unvollständig sind, in der Lage sein, die Empfehlung zu hinterfragen, und Informationen berücksichtigen, die das System nicht einbezieht.

Ebenso wichtig ist Transparenz gegenüber den vom System betroffenen Personen. Bewerber und Mitarbeiter sollten wissen, dass in einem bestimmten Prozess ein KI-Tool zum Einsatz kommt, insbesondere wenn dessen Ergebnisse eine Entscheidung über ihre berufliche Situation beeinflussen. In Einstellungsverfahren ist es wichtig, klar anzugeben, ob KI zur Analyse von Bewerbungen, zur Filterung von Bewerbern, zur Erstellung von Ranglisten oder zur Unterstützung der Beurteilung eingesetzt wird. Im Hinblick auf Mitarbeiter sollte besonderes Augenmerk auf Tools gelegt werden, die zur Überwachung, Leistungsbewertung, Aufgabenverteilung oder zur Unterstützung von Personalentscheidungen verwendet werden.

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KI im Personalwesen in Polen und der Schutz personenbezogener Daten

KI im Personalwesen beinhaltet sehr oft die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern und Mitarbeitern. Dazu können Daten aus Lebensläufen, Bewerbungsformularen, HR-Systemen, Arbeitsmanagement-Tools, Leistungsbeurteilungen, der Geschäftskommunikation oder Systemen zur Überwachung der Mitarbeiteraktivitäten gehören.

Aus diesem Grund sollte die Implementierung von KI im Personalwesen in Polen nicht nur unter dem Gesichtspunkt des EU-KI-Gesetzes, sondern auch unter dem Gesichtspunkt der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bewertet werden. Der Arbeitgeber sollte unter anderem die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung, den Umfang der an das System übermittelten Daten, die Einhaltung des Grundsatzes der Datenminimierung, den Zweck der Verarbeitung, den Zugriff des Anbieters auf die Daten, den Ort der Verarbeitung, die Informationssicherheit, die Möglichkeit der Profilerstellung und die Notwendigkeit der Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen.

Besondere Vorsicht ist bei Systemen geboten, die das Verhalten, die Aktivitäten, die Kommunikation, biometrische Daten oder andere Informationen von Mitarbeitern analysieren, die die Privatsphäre erheblich beeinträchtigen können. In solchen Fällen sollte der Arbeitgeber nicht nur die Nützlichkeit des Tools bewerten, sondern auch prüfen, ob dessen Einsatz verhältnismäßig ist.

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KI-Kompetenz und der regulatorische Zeitplan

Eine Verpflichtung, die für Unternehmen bereits praktische Bedeutung hat, ist die Gewährleistung eines angemessenen Niveaus an KI-Kompetenz. Dies beschränkt sich nicht auf technisches Wissen innerhalb der IT-Abteilung. Im Falle von KI im Personalwesen sollte eine angemessene Vorbereitung auch die Verantwortlichen für Personalbeschaffung, Personalwesen, Gehaltsabrechnung, Mitarbeiterbeurteilung, Compliance, Datenschutz und Teammanagement umfassen.

Mitarbeiter, die KI-Systeme nutzen, sollten sich bewusst sein, dass die von einem Tool generierten Ergebnisse fehlerhaft, unvollständig oder auf unzutreffenden Annahmen beruhen können. Sie sollten zudem wissen, welche Daten nicht in KI-Systeme eingegeben werden sollten, wann eine zusätzliche Überprüfung erforderlich ist und wie sie auf ein Ergebnis reagieren müssen, das zu einer ungerechtfertigten oder ungleichen Beurteilung einer Person führen könnte.

Gemäß Artikel 4 des KI-Gesetzes sollten Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, um ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz bei Mitarbeitern und anderen Personen sicherzustellen, die in ihrem Auftrag mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. 

Das EU-KI-Gesetz wird schrittweise umgesetzt. Einige Bestimmungen gelten bereits, darunter Vorschriften zur KI-Kompetenz und zu verbotenen Praktiken. Andere Verpflichtungen werden nach und nach eingeführt. Gemäß dem Zeitplan der Europäischen Kommission für die Umsetzung des KI-Gesetzes wird die Verordnung schrittweise eingeführt, wobei die vollständige Anwendung in mehreren Phasen geplant ist. 

Im ursprünglichen Zeitplan sollten die Vorschriften für die in Anhang III aufgeführten risikoreichen Systeme ab dem 2. August 2026 gelten. Auf EU-Ebene wurden jedoch Änderungen im Zusammenhang mit der umfassenderen Agenda zur digitalen Vereinfachung diskutiert, darunter eine mögliche Verschiebung bestimmter Verpflichtungen für risikoreiche KI. Jüngste Berichte über die Arbeit der Kommission an den Leitlinien zur Einstufung risikoreicher KI deuten darauf hin, dass derzeit unter anderem folgende neue Termine diskutiert werden: der 2. Dezember 2027 für bestimmte risikoreiche Bereiche, darunter die Beschäftigung, und der 2. August 2028 für produktintegrierte Systeme. 

Für Arbeitgeber in Polen bedeutet dies, dass der Gesetzgebungsprozess genau beobachtet werden sollte. Gleichzeitig sollte eine etwaige Verschiebung nicht als Grund dafür angesehen werden, die Vorbereitungen aufzuschieben. Die regulatorischen Verpflichtungen verschwinden nicht, und die Organisation von HR-Prozessen, Datenflüssen, Dokumentation und Beziehungen zu Anbietern erfordert Zeit.

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Wie sollten sich Unternehmen auf den Einsatz von KI in HR-Prozessen vorbereiten?

Die praktischen Vorbereitungen sollten damit beginnen, den Einsatz von KI in HR-Prozessen zu erfassen. Dies sollte sich nicht nur auf Tools beschränken, die offiziell als KI-Systeme bezeichnet werden. KI-Funktionen können bereits in Systemen integriert sein, die ein Unternehmen schon seit einiger Zeit nutzt.

Dazu können Rekrutierungssysteme, Bewerberverwaltungsplattformen, Personalmanagementsysteme, Mitarbeiterbewertungstools, Aufgabenmanagementsysteme, Analysetools, Lösungen zur Aktivitätsüberwachung und allgemeine generative KI-Tools gehören, die von HR-Mitarbeitern genutzt werden.

Eine KI-Nutzungskarte sollte den Prozess, in dem das System eingesetzt wird, den Anbieter, die verarbeiteten Daten, den Verwendungszweck, die für das Tool verantwortliche Person sowie die Frage, ob die Systemausgabe Entscheidungen über eine Person beeinflusst, identifizieren. Eine solche Analyse hilft dabei, Hilfswerkzeuge von Lösungen zu unterscheiden, die eine eingehendere rechtliche und organisatorische Bewertung erfordern.

Ein separates Risiko stellt die informelle Nutzung von KI durch Mitarbeiter dar. Dies kann Situationen umfassen, in denen HR-Mitarbeiter öffentlich zugängliche KI-Tools nutzen, um Lebensläufe zusammenzufassen, Kandidaten zu vergleichen, Rekrutierungsnotizen zu erstellen oder Mitarbeiterbewertungen zu entwerfen. Aus diesem Grund sollte eine KI-Richtlinie sowohl offiziell implementierte Systeme als auch die tägliche Arbeit von HR-Teams abdecken.

Vor der Einführung eines KI-Tools sollte der Arbeitgeber auch den Anbieter überprüfen. Dokumentation, Transparenz der Systemabläufe, Regeln zur Datenverarbeitung, Mechanismen zur menschlichen Aufsicht, Verfahren zur Fehlermeldung, die Einhaltung der DSGVO sowie die Möglichkeit von Kontrollen oder Audits sind ebenso wichtig wie Preis und Funktionalität.

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Zusammenfassung

KI im Personalwesen gewinnt in Polen zunehmend an Bedeutung für die Personalbeschaffung, die Mitarbeiterbeurteilung und das Personalmanagement. Gleichzeitig gewinnen mit der Weiterentwicklung der EU-Vorschriften Transparenz, Dokumentation, menschliche Aufsicht und verantwortungsbewusstes Datenmanagement an Bedeutung.

Arbeitgeber sollten bereits jetzt prüfen, ob ihr Unternehmen KI-Systeme einsetzt, die Entscheidungen in Bezug auf Bewerber oder Mitarbeiter unterstützen. Besondere Aufmerksamkeit sollte dabei Tools gelten, die für die Bewerbungssichtung, die Bewerberbewertung, die Leistungsüberwachung, die Aufgabenverteilung, Beförderungsempfehlungen oder Entscheidungen zur Beendigung der Zusammenarbeit verwendet werden.

Auch wenn einige Fristen für die Anwendung neuer Verpflichtungen verschoben werden, bleibt die regulatorische Ausrichtung klar: KI im Personalwesen in Polen muss kontrolliert, transparent und unter Einhaltung der Rechte eingesetzt werden. Die zusätzliche Zeit sollte genutzt werden, um Prozesse zu organisieren, Mitarbeiter zu schulen, Anbieter zu überprüfen und Unterlagen vorzubereiten.

Für Arbeitgeber lautet die zentrale Frage daher nicht nur, ob sich der Einsatz von KI im Personalwesen lohnt, sondern auch, wie dies auf eine Weise geschehen kann, die sicher, konform und für Bewerber, Mitarbeiter und Aufsichtsbehörden nachvollziehbar ist.

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